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sonia75
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 Posté - 13 août 2020 : 16:41:33
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Bonjour à tous,
Je m'intéresse actuellement aux frais postaux que nous refacture notre syndic.
Certains frais mentionnent leur objet comme par exemple : envoi des appels de fonds.
Mais pour la plupart, il n y a aucun objet de mentionné simplement "débours syndic" ce qui est bien vague et ne permet pas le contrôle...
J'ai plusieurs questions à ce sujet:
- le syndic est il tenu d'indiquer le détail de ces frais postaux ?
- Peut on l'obliger à nous les justifier (car nous n'avons aucun justificatif, concrètement ils peuvent mettre tout et n'importe quoi) ?
- Le syndic aime bien envoyer des petits courriers promotionnels/marketing pour parler des services qu'ils proposent, leur organisation, fonctionnement, etc. Ils font notamment un courrier de "bienvenue" aux nouveaux copros entrants. Est-ce légalement à la copro de payer pour leur communication propre sur leurs services. Ca ne me paraît pas légitime mais je ne sais pas si le type de courrier à la charge du SDC est réglementé ?
- Le syndic nous dit que dans ces frais postaux (on ne sait pas lesquels et à quelle hauteur et à quels destinataires : en attente de réponse de leur part) se trouvent des "frais de relance" (sur charges non payées dans les délais je suppose). Or à ma connaissance, ces frais sont imputables privativement donc comment se fait il qu'ils se retrouvent dans notre relevé de dépenses, est-ce normal ?
Merci encore de vos avis :-)
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JPM
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Posté - 14 août 2020 : 23:14:36
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citation: Ils font notamment un courrier de "bienvenue" aux nouveaux copros entrants. Est-ce légalement à la copro de payer pour leur communication propre sur leurs services.
C'est une bonne idée et pas bien chère.
Les relances ne doivent exister qu'avant mise en demeure. Elles ne sont pas imputables aux destinataires.
Après mise en demeure il n'y pas de raison à l'envoi d'une relance mais c'est hélas une pratique courante.
L syndic doit pouvoir préciser la nature de l'envoi postal
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Posté - 15 août 2020 : 10:40:42
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citation: Initialement posté par sonia75
- Le syndic aime bien envoyer des petits courriers promotionnels/marketing pour parler des services qu'ils proposent, leur organisation, fonctionnement, etc. Ils font notamment un courrier de "bienvenue" aux nouveaux copros entrants. Est-ce légalement à la copro de payer pour leur communication propre sur leurs services. Ca ne me paraît pas légitime mais je ne sais pas si le type de courrier à la charge du SDC est réglementé ?
Le syndic n'a le droit d'envoyer de courriers à caractère promotionnel (et plus généralement de courriers dont l'objet n'est pas strictement lié à la gestion de la copropriété et l'information des copropriétaires sur cette gestion) qu'aux copropriétaires qui ont explicitement accepté ces envois, autrement il est en infraction avec le RGPD et encourt de très lourdes amendes !
Evidemment que dans ce cas, il ne peut imputer les frais postaux sur a copropriété ! |
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JPM
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Posté - 15 août 2020 : 11:10:24
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Pour le courrier promotionnel il n'y a pas de doute, le syndic ne peut pas faire supporter au syndicat les frais.
Mais quid d'un feuillet joint à un appel de fonds sans franchissement du poids tarifé ?
Il s'agit d'affaires internes à chaque syndicat. Il n'y a d'affaire importante qu'en cas d'abus manifeste. Je n'en ai jamais connu. |
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JPM
Modérateur
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Posté - 15 août 2020 : 11:13:16
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Merci de préciser quelque peu l'aspect RGPD.
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sonia75
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 Posté - 15 août 2020 : 12:44:42
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Merci à vous, en effet la frontière entre courrier relatif à la gestion et courrier de communication du syndic peut être floue.
En fait le syndic communique régulièrement sur ses services, notamment pour inciter les copros à faire les démarches en ligne et non à le déranger par e-mail ou tél, le pb c'est que ces mailings sont récurrents et finissent par peser alors qu'il pourrait le faire par e-mailing.
Idem un "courrier de bienvenue" à un copro avec la présentation de leurs services peut revenir cher car ils mettent des brochures dedans, le dernier j'ai vu 12€...
Le syndic aime bien aussi prendre 2 pages sur notre ordre du jour pour communiquer sur ses services encore et reléguer nos demandes en fin d'OJ... (je vous rassure on change bientôt !). Il rajoute ainsi des pages à notre OJ pour sa promo... |
Édité par - sonia75 le 15 août 2020 12:57:21 |
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Posté - 16 août 2020 : 15:25:40
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citation: Initialement posté par JPM
Merci de préciser quelque peu l'aspect RGPD.
Le syndic n'est pas propriétaire des données personnelles et notamment des adresses des copropriétaires : elles sont propriété du syndicat. Il ne peut les utiliser et adresser des courriers ou inclure dans ses envois des informations que dans l'intérêt du syndicat et dans le cadre de la mise en oeuvre de son mandat. Toute utilisation des adresses pour diffuser une information à caractère commercial dans l'intérêt de l'entreprise syndic doit avoir été explicitement acceptée par chaque copropriétaire destinataire, a minima sous forme de case à cocher (et non de case pré-cochée). C'est cela le RGPD, sous peine d'amende potentiellement lourde, notamment en cas de récidive...
v. https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on |
Édité par - rédaction Universimmo le 16 août 2020 15:26:32 |
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sonia75
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Posté - 16 août 2020 : 18:27:48
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Merci des infos, qu'en est-il des frais postaux relatifs aux "relances" des copros (retard de charge je suppose), doivent elles être imputées au SDC ou sont-ce des dépenses privatives imputables aux copros retardataire svp ?
Merci à vous ! |
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JPM
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Posté - 16 août 2020 : 18:55:06
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Mon message du 14 août
Les relances ne doivent exister qu'avant mise en demeure. Elles ne sont pas imputables aux destinataires.
Après mise en demeure il n'y pas de raison à l'envoi d'une relance mais c'est hélas une pratique courante. |
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sonia75
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Posté - 16 août 2020 : 21:15:56
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Merci JPM, je n'avais pas percuté, je suis surprise de ce que vous me dites concernant la non imputabilité au retardataire... d'autant que le syndic les facture 20€ ! alors qu'il s'agit de courrier simple...
Est ce normal/légal ?
Merci encore ! |
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JPM
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Posté - 19 août 2020 : 00:13:40
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Pu importe les 20 €n les relances antérieures à la mise en demeure ne sont pas prises en compte. C'est une bourde de rédaction puisqu'après la mise en demeure il n'y a pas lieu de faire des relances.
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sonia75
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Posté - 19 août 2020 : 10:38:15
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Merci JPM le souci ici est que ce sont des relances "simples" AVANT mise en demeure donc des relances en courrier simple facturées à 20€, le tout en toute opacité car nous ne savons pas quel copro est concerné et le total exact de ces frais non libellés comme tel dans notre relevé de dépense mais sous l'intitulé général de "débours syndic"...
Je ne vois pas trace dans le contrat de facturation au SDC pour effectuer ces relances simples, je veux dire autrement qu'au tarif postal en vigueur (ici il y a un surcout évident). Je ne pense pas que cela soit légal de les facturer au SDC si ce n'est pas prévu au contrat (et je ne crois pas que a loi ALUR l'autorise dans tous les cas puisque les relances sont censées faire partie de la mission courante sauf erreur).
Nous avions d'ailleurs demandé par AG à plusieurs reprises de cesser ces relances et de faire directement des mises en demeure au cout d'un AR ce qui revient moins cher ! et qui peuvent elles être refacturées légalement au copro retardataire. Car sinon un copro peut indéfiniment payer en retard aux frais des autres copros lui payant ses frais de relance, cela ne paraît pas juste et légal je ne sais pas...
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Édité par - sonia75 le 19 août 2020 10:51:38 |
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Posté - 19 août 2020 : 10:50:31
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citation: et de faire directement des mises en demeure au cout d'un AR ce qui revient moins cher !
dans la mise en demeure, il n'y a pas que le coût postal, il y a aussi le travail du personnel (surveillance de la date, vérification du compte, édition lettre, mise sous pli, édition du matériel de recommandé et envoi) d'où les honoraires fixés par contrat et voté par la majorité des copros..... 
La relance avant la MeD n'a pas d'existence légale dans les textes de la copro, mais il faut aussi admettre qu'un oubli de paiement peut arriver à chacun, donc une relance simple est une bonne chose (sauf aux habituels copros...) |
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sonia75
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Posté - 19 août 2020 : 11:53:16
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Je viens de trouver cet article de l'ARC qui confirme l'illégalité de la pratique de la surfacturation de la 1e relance simple avant MED.
Cela paraît logique puisque les prestations du syndic sont strictement encadrées il ne peut facturer de prestation supplémentaire non prévue par la loi et la loi, sauf erreur, n'autorise pas que le syndic se prenne une commission ou des honoraires quelconques sur l'envoi d'un courrier simple de relance pour retard de charges hors frais postaux de base.
https://arc-copro.fr/documentation/...recouvrement
EDIT: l'ARC fait état d'un revirement de jurisprudence en 2014, toutefois cela ne change rien au fait qu'à partir du moment où le contrat ne prévoit pas le surcout pour l'envoi d'une relance simple, je ne vois pas comment le syndic pourrait l'imputer au SDC ? Il faut que ce soit prévu contractuellement... D'autre part la loi encadre les prestations particulières donc je ne vois pas comment cela pourrait être ajouté puisque non prévu par la loi... Ce n'est pas logique...
Voir ici également: https://arc-copro.fr/documentation/...s-de-charges
citation: Le syndic ne peut facturer que les tâches et actes fixés dans le contrat type de syndic précisé dans le décret du 26 mars 2015.
Cette liste est exhaustive, interdisant au syndic d’ajouter d’autres prestations. |
Édité par - sonia75 le 19 août 2020 12:04:46 |
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Sunbird
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Posté - 19 août 2020 : 12:11:08
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La relance avant mise en demeure est dans le forfait, le syndic n'a pas à faire payer 20 euros/relance, vous refusez ces sommes.
"dans la mise en demeure, il n'y a pas que le coût postal, il y a aussi le travail du personnel (surveillance de la date, vérification du compte, édition lettre, mise sous pli, édition du matériel de recommandé et envoi)"
Peut être un petit syndic.
Mais dans les faits le travail et la valeur ajoutée est proche de zéro, surtout si on passe par un prestataire pour l'édition des relances et l'envoi.
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sonia75
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Posté - 19 août 2020 : 12:21:43
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citation: Initialement posté par rambouillet d'où les honoraires fixés par contrat et voté par la majorité des copros.....
Mais où sont indiqués ces honoraires Rambouillet car ils ne sont pas prévus par le contrat type ALUR qui est encadré strictement... ?
Je ne les vois pas en tout cas sur notre contrat, il est juste fait mention de la mise en demeure dans le tableau rubrique "Frais de recouvrement" précisés comme étant "imputables aux seuls copropriétaires"... |
Édité par - sonia75 le 19 août 2020 12:40:33 |
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nefer
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Posté - 19 août 2020 : 12:23:46
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citation: Initialement posté par Sunbird
Peut être un petit syndic.
c'est généralement les "gros" qui font cela |
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sonia75
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Posté - 19 août 2020 : 12:27:40
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citation: Initialement posté par Sunbird
La relance avant mise en demeure est dans le forfait, le syndic n'a pas à faire payer 20 euros/relance, vous refusez ces sommes.
"dans la mise en demeure, il n'y a pas que le coût postal, il y a aussi le travail du personnel (surveillance de la date, vérification du compte, édition lettre, mise sous pli, édition du matériel de recommandé et envoi)"
Peut être un petit syndic.
Mais dans les faits le travail et la valeur ajoutée est proche de zéro, surtout si on passe par un prestataire pour l'édition des relances et l'envoi.
Dans tous les cas il faudrait que ce soit de toute façon indiqué au contrat de façon claire or là je ne vois rien indiquant que le SDC sera facturé 20€ pour les relances simples de retard de charge... (voir mon message ci-dessus)
De plus la loi ALUR ne prévoit pas ce poste sauf erreur ? |
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Posté - 19 août 2020 : 12:52:59
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dans le contrat de syndic vous trouvez le prix de la MeD.... (puisque c'estd e cela aussi qu'on parle).
Les frais de relance avant MeD, ne sont pas au contrat de syndic mais il faut tout de même payer les frais postaux de ces relances.... |
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sonia75
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Posté - 19 août 2020 : 13:08:48
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citation: Initialement posté par rambouillet
Les frais de relance avant MeD, ne sont pas au contrat de syndic mais il faut tout de même payer les frais postaux de ces relances....
Je parle bien des frais de relance AVANT MED facturés pour 20€ au SDC donc rien à voir avec les frais postaux réels qui sont le prix d'un timbre simple pour 1 feuille...
Cela n'apparaît donc pas légal.... |
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Sunbird
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Posté - 19 août 2020 : 13:36:58
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Ce sont des anciennes pratiques lorsque le syndic avant d'envoyer la mise en demeure faisait une relance par courrier simple. Ces 20 euros ne peuvent être facturés ni au syndicat, ni au copropriétaire. Vous devez refuser ces dépenses. |
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Frais postaux refacturés par le syndic 
