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 Posté - 11 sept. 2017 : 09:57:23
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Quelboulot
Le cochon de payant paye ces chercheurs... |
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Sunbird
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 22
Posté - 13 sept. 2017 : 14:44:21
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Je ne vais pas me positionner sur l'ARC qui parfois me semble de plus en plus éloigner de la problématique des copropriétaires.
Mon avis sur le sujet est que les modifications législatives et réglementaires font qu'il faudrait refondre la loi de juillet 65 et décret de 67 qui ne répondent plus aux besoins d'aujourd'hui et surtout au fonctionnement de notre société.
La loi ALUR de 2014, en introduisant l'extranet, les comptes séparés, la mise en concurrence, le contrat type.... a été dans cette voie. Mais n'a pas été assez loin. Par exemple pourquoi avoir un extranet si le syndic ne l'alimente pas?
Je pense qu'une ordonnance ne fera que survoler le sujet et ne fera que compliquer une situation déjà bien trop complexe.
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Viviane
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23
 Posté - 13 sept. 2017 : 22:55:16
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Pour ma part, avant de tout casser, je m'attacherais faire en sorte que les lois existantes servent à quelque chose.
Comme par exemple décider ce que doit contenir un extranet. Et préciser des multitudes de points pas clairs dans la loi.
Le CS n'a pas besoin de PLUS de pouvoir. Si le CS veut décider à la place du syndic, il passe en gestion non-pro.
S'il veut décider à la place de l'AG, il achète une maison individuelle.
Le CS a besoin de connaitre ET pouvoir exercer les pouvoirs qu'il a déjà . De ne pas avoir à faire le planton des heures durant pour un bureau pour récupérer des pièces qu'on veut pas lui donner, par exemple. Parce que la procédure permettant de sanctionner le syndic serait simple, et la sanction dissuasive.
Quant aux AG, la plupart des syndics poussent pour les faire aux heures ouvrables. Je comprends le gestionnaire ; il a pas envie de se coucher à minuit tous les soirs en période d'AG.
Sauf que du coup, ben c'est une galère pour pas mal de gens d'y être. Tout le monde n'a pas un boulot permettant facilement des absences. Quand on change l'heure, on augmente mécaniquement les présents.
On augmente aussi les présents quand ils ont l'impression de servir à quelque chose en venant . Que ce sera ni la foire d'empoigne, ni la chambre d'enregistrement de choses décidées sans eux.
En fait, moi je trouve ça assez fou cette manie de vouloir marquer son époque, et encore plus cette manie de vouloir tout faire à toute vitesse. Si on commençait par finir ce qui a été commencé au lieu de bâcler une énième réforme, ce serait pas mal. |
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Édité par - Viviane le 13 sept. 2017 22:59:07 |
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Sunbird
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24
Posté - 14 sept. 2017 : 09:30:54
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@Viviane
oui.
Mais en ce qui concerne l'extranet les annexes au contrat prévoient ce qui doit être mis :
citation: II-5° Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat ou des lots gérés (notamment par accès en ligne sécurisé) ;
IV-14° Archives du syndicat et accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés.
a) Détention et conservation des archives, notamment les plans, le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les diagnostics techniques, les contrats de travails des préposés du syndicat, les contrats d'assurance de l'immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative (l'assemblée générale, statuant à la majorité de tous les copropriétaires, peut décider de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat en application du I de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
d) Mise à disposition d'un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l'assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965).
Aujourd'hui, un SDC, un conseil syndical, un copropriétaire avec le contrat a les moyens de demander au syndic qu'il met la majorité des documents sur l'extranet.
Il ne s'agit que d'un problème de non exécution du contrat de syndic. |
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25
Posté - 14 sept. 2017 : 10:10:08
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perso, je ne vois pas dans cette annexe la liste de ce qui DOIT être sur l'extranet ..... et s'il est prévu un décret (dans .... années, peut-être), c'est que cette liste officielle 'existe pas. Cela empêche pas CS et syndic d'en négocier dès à présent le contenu.... |
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Viviane
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26
Posté - 14 sept. 2017 : 10:23:30
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Moi non plus, je ne vois aucune définition de ce qui DOIT être sur l'extranet.
La difficulté à être informé de ce qui se passe réellement dans la copro à laquelle on appartient est pourtant LE problème crucial et LA source de 90% des conflits. Ca alimente les suspicions (ce qu'on ne sait pas, on l'invente), la paranoîa, et ça donne un pouvoir démesuré au syndic, voire au CS
Le problème est déjà réel pour un CS qui veut faire son job face à un syndic qui renâcle. Il n'a souvent même pas les moyens de récupérer facilement les pièces permettant d'engager une procédure.
Il est encore plus criant quand on a un CS influent et à la botte du syndic. Le copro lambda n'a à peu près aucun moyen efficace pour vérifier et prouver ce qu'il suppose, donc aucune chance de rentrer lui-même au CS, et des situations parfaitement anormales perdurent ainsi des années. |
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Sunbird
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27
Posté - 14 sept. 2017 : 14:04:37
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@Viviane
oui 90% des conflits avec le syndic vient du fait qu'il ne communique pas et qu'il n'informe pas, et que de fait on pense qu'il nous cache des choses.
Malheureusement si le conseil syndical n'est pas uni, c'est ce qui est souvent le cas, le syndic a un boulevard pour faire ce qu'il veut, et il sera difficile pour le SDC, ou un copropriétaire d'engager la responsabilité du syndic.
Je connais un syndic qui refuse clairement d'alimenter l'extranet, car il considère que l'extranet permettrait d'engager sa responsabilité si il faisait une erreur de gestion.... |
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Viviane
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28
Posté - 14 sept. 2017 : 14:16:47
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citation: Je connais un syndic qui refuse clairement d'alimenter l'extranet, car il considère que l'extranet permettrait d'engager sa responsabilité si il faisait une erreur de gestion....
Et il ne risque rien à refuser puisque la loi ne dit pas ce qu'il doit y mettre...
C'est pour ça que je dis qu'il serait bien plus urgent et indispensable de rendre applicables les textes existants que de faire des moulinets en disant qu'on va en créer d'autres, tout aussi mal fichus...
Sauf que pour un gouvernement :
- ça fait moins "chic", ils veulent tous "marquer l'histoire", le travail bête de fourmi c'est pas glorieux et personne n'en parle
- ça évite de froisser certains lobbys. Pendant que tout le monde s'étripe sur de nouvelles dispositions "innovantes", plus personne ne s'occupe de faire appliquer celles existantes.
La seule chose vraiment "innovante" dont je verrais l'utilité, ce serait d'interdire la création - pour arranger les promoteurs, parce que ça coûte moins cher à construire- de syndicats bien trop gros une vrai gestion collective. |
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ainohi
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Posté - 14 sept. 2017 : 23:28:46
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Je pense que la loi doit se borner à régir l'essentiel sans entrer dans des détails tels la sous-traitance des archives ou les transmissions de données. Le syndic a la responsabilité de la conservation des archives. Cela suffit amplement. Nul besoin de couper les cheveux en quatre pour savoir s'il peut recourir à un prestataire extérieur et comment du moment que les archives sont conservées. Quant aux transmissions de données, là non plus, nul besoin de légiférer. Les copropriétaires donneront naturellement la préférence aux syndics qui offriront le meilleur service et ceux qui en seront toujours à la photocopieuse alors qu'internet existe déjà depuis une vingtaine d'années ou s'y mettront ou disparaîtront. A-t-il fallu une loi pour que les agents immobiliers mettent leur portefeuille en ligne ? |
Édité par - ainohi le 14 sept. 2017 23:29:51 |
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JPM
Modérateur
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Posté - 15 sept. 2017 : 00:46:57
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Je partage l'avis d'Ainohi mais j'ajoute une question à laquelle personne ne répond :
Quel est le coût objectivement déterminé de la mise en place de cette mise à disposition des documents de la copropriété ? puis de la maintenance du dispositif et de la documentation ?
Coût assez modeste dit l'ARC qui prétend néanmoins à une importante réduction des honoraires quand le syndicat dit n'en avoir pas besoin 
On retrouve ici l'histoire de la lettre qui vaut son timbre pour l'ARC et 200 fois ou 300 fois plus pour un expert comptable spécialiste de la détermination des coûts.
Quant à la réduction en question ? C'est zéro bien sur !!!!
Le syndic ne gagne pas un centime quand le syndicat se récuse.
Difficulté à l'enregistrement : qu'est ce que c'est que le code antispam ?
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Viviane
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Posté - 15 sept. 2017 : 01:24:33
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citation: Les copropriétaires donneront naturellement la préférence aux syndics qui offriront le meilleur service et ceux qui en seront toujours à la photocopieuse alors qu'internet existe déjà depuis une vingtaine d'années ou s'y mettront ou disparaîtront.
Vous vous trompez de débat
La question n'est pas de savoir si on vous donne les infos via la photocopieuse ou via l'extranet.
La question c'est de comment faire en sorte qu'on vous les donne TOUT COURT.
Ce que les syndics sont obligés de faire depuis des dizaines d'années (pour le CS), mais ne veut pas pour autant dire qu'ils le font. Il n'y a qu'à parcourir les questions sur ce forum pour s'en apercevoir.
Même la feuille de présence, que les syndics sont obligés de donner à TOUS sur demande, depuis maintenant 13 ans , tous les moyens sont bons pour ne pas le faire, ou pour en donner une copie sans adresse sous couvert de confidentialité... Pourquoi ? Parce que pour virer un syndic, il faut pouvoir discuter avec ses copropriétaires, donc savoir où ils habitent. Pour convoquer une AG à la place du syndic aussi. La cour de cassation a du s'en mêler.
Alors le discours sur la loi minimale et les copros qui choisiront le meilleur, moi ça me fait doucement rigoler. Parce que ce que le syndic vous a promis de faire, la main sur le coeur AVANT d'être élu, ben s'il le fait pas, c'est exactement comme les promesses électorales, ça n'engage que ceux qui y croient. Donc rien ne se passe, à moins d'avoir des dizaines d'heures à passer pour le harceler, faire le siège de son bureau, ou des milliers d'euros à dépenser en procédures. qui dureront des années.
Et il est rare que dans une copro quelqu'un ait ce temps ou cet argent là .
L'avantage de l'extranet c'est simplement que ça permet de donner à TOUS, et sans travail ni frais supplémentaires par rapport à le donner au seul CS, ce que le syndic n'était, auparavant, obligé de donner qu'au CS.
Allez donc jeter un oeil sur les extranets de quelques syndics. C'est juste un gag. Si vous y trouvez le PV de la dernière AG, vous avez déjà de la chance. Alors y trouver les contrats des fournisseurs, les factures, les grands livres.... vous pouvez oublier. Et vous ne les y trouverez pas tant que le syndic ne sera pas obligé de les y mettre, et que cette obligation ne sera pas assortie de sanctions faciles à mettre en oeuvre.
citation: Quel est le coût objectivement déterminé de la mise en place de cette mise à disposition des documents de la copropriété ? puis de la maintenance du dispositif et de la documentation ?
Objectivement, les syndics ont des logiciels qui leur permettent de mettre sur l'extranet tous les appels de charge (je doute qu'ils s'amusent à glissser-déposer des milliers d'appels un par un). Ca, ils le font tous. Parce que ça leur évite le copro qui l'a perdu et les saoule au téléphone pour qu'on le lui renvoie, ou pour qu'on lui dise ce qu'il doit.
Quand la législation les obligera à y mettre les grands livres, journaux, balances, annexes, convocs, PV , feuilles de présence, pouvoirs RC, contrats, pour la plupart déjà sur leur bécane, je ne doute pas que les logiciels s'adapteront.
Il leur restera à scanner les factures par exemple. Les contrats..... Mais si vous regardez l'ensemble du problème, ils ont tout à y gagner.
Parce que ce qui est accessible au copro l'est aussi au gestionnaire, à l'assistant gestionnaire, au comptable, bref à tous ceux susceptibles d'en avoir besoin, sans se lever de sa chaise pour aller chercher le doc trois étages plus haut. Voire dans la ville d'à côté pour certains énormes syndics qui explosent leurs services aux 4 coins de la france, voire dans le lieu d'archivage. Sans compter que de plus en plus d'entreprises envoient DEJA les devis, factures et compagnie par scan. Il n'y a donc rien à scanner du tout.
Ce qu'ils n'y gagneront pas, c'est que le fait que les docs soient accessibles à tous, ça va carrément les limiter dans leur panoplie d'excuses, prétextes et affirmations bidon... voire pire.
Et c'est pour ça que ça renâcle. |
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Édité par - Viviane le 15 sept. 2017 02:05:29 |
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32
Posté - 15 sept. 2017 : 07:54:31
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Je pense pour ma part que 'ca renacle' quand on fait pression pour un nouveau service sans qu'il n'y ait de rémunération.
Ca n'est jamais sain de faire les réformes de cette façon.
La gestion d'un extranet, ca a un cout, il faudrait qu'il soit affiché clairement;
Qu'il soit moindre que la gestion papier, j'en suis persuadé, mais ca n'a jamais été zéro, et de plus ca nécessite du personnel de qualification différente de celui d'il y a dix ans, et ca nécessite d'utiliser des logiciels qui ont un cout, meme si ce cout partagé est faible.
Ca nécessite aussi d'avoir un site, même si le cout de fonctionnement du site est faible, il n'est jamais nul.
On ne peut pas d'un côté exiger des syndics qu'ils soient totalement transparents, et leur répondre quant au cout des sites extranets que de toute facon on ne veut pas savoir.
Tout le monde sait que facebook ou votre compte de messagerie sont gratuits PARCE QUE il y a publicité, redirection des adresses mails, etc, sinon personne ne pourrait payer les salles contenant les mémoires, le personnel qu fait de la recherche et des mises a jours.
Les mails c'est infiniment moins cher que le courrier postal, mais ca n'est pas gratuit.
Ici, pour ma part il devrait être affiché dans les contrats:
1/ Le cout de l'extranet
2/ un cout de la gestion papier abaissé
3/ Un cout de la fourniture de document papier a ceux qui l'exigent assez dissuasif de manière à privilégier l'utilisation de l'extranet;
Il faut avouer aussi que les syndics s'y sont très mal pris au début (un peu comme la Poste qui n'a toujours rien compris et facture plus cher le RAR en ligne que le RAR physique, et qui augmente le prix des timbres de plus de 50% en qqs années alors que l'inflation est a zéro) en imposant il y a quelques années l'option 'extranet' a 1 euro par mois ou 2 euros par mois par copropriétaire, sans qu'il n'y ait aucun avantage en compensation de ceux qui payaient cette option, que du coup personne n'a payé....
Quand d'un côté les syndics lançaient un produit nouveau sans avoir quel était le marché, et que de l'autre il est tellement habituel d'aller faire les couloir du parlement pour imposer à la prochaine modification des lois des décisions aberrantes, on a tôt fait de part et d'autre de s'éloigner de la simple logique; |
Édité par - ribouldingue le 15 sept. 2017 08:07:15 |
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JPM
Modérateur
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Posté - 15 sept. 2017 : 08:32:26
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Ribouldingue confirme mes observations : connaître les coûts
On se retrouve comme au temps des réunions de la CNC, silence radio de l'ARC et des professionnels sure les coûts.
J'ai été initié par un expert comptable spécialisé qui faisait des contrôles pour les garants financiers.
J'avais fait des calculs pour les états datés, les mises en demeure et les convocations en AG. Il a failli mourir de rire.
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Édité par - JPM le 15 sept. 2017 08:38:48 |
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Viviane
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34
Posté - 15 sept. 2017 : 08:52:39
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citation: Je pense pour ma part que 'ca renacle' quand on fait pression pour un nouveau service sans qu'il n'y ait de rémunération.
Ca n'est jamais sain de faire les réformes de cette façon.
Je suis désolée mais c'est un faux argument, l'arbre qui cache la for^t des vraies raisons pour lesquelles les syndics ont fait en sorte (et gagné) que cet extranetsoit une coquille vide.
Car qui aurait décidé que ce nouveau service ne pouvait s'accompagner d'aucune rémunération ? Où ? Dans quel texte de loi ?
La loi dit que l'extranet est compris dans le forfait. Point.
Elle ne plafonne pas, que je sache, le montant des forfaits .
Si tant est que ça engendre plus de coûts supplémentaires que de bénéfices en termes d'organisation pour le syndic lui-même (ce qui reste à prouver) c'est aux syndics de faire leurs calculs et décider de leurs forfaits en conséquence des prestations qu'ils sont obligés d'y inclure. Et la concurrence fera le reste.
Pourquoi diable voudriez-vous faire apparaitre dans les contrats le coût de l'extranet plus que le coût du comptable, du chauffage des locaux du syndic, de son loyer, des enveloppes, des stylos, des cartouches d'encre.
Est-ce que, quand vous achetez une entrecôte, le boucher vous détaille le coût de l'abattage obligatoire dans une entreprise dédiée (ce qui n'a pas toujours été obligatoire) ? |
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andre78fr
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Posté - 15 sept. 2017 : 09:02:03
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Pour illustrer le débat, je propose moi-même un extranet à mes clients ; je paye un hébergement VPS auprès de OVH et je vends des abonnements annuels à partir de 60 € pour 250 Mo de stockage, ce qui suffit à 95% des utilisateurs (pas très nombreux...).
En plus de 6 onglets automatiques qui proposent des informations générales, les membres du conseil syndical, le contrôle des comptes (par année, par clé, par compte avec le cas échéant le justificatif numérisé), les travaux en cours, le gestionnaire ou syndic peut librement transférer avec un client FTP tous les documents graphiques ou PDFs qu'il souhaite, en particulier les appels ou documents individualisés qui ne sont ensuite visibles que par le copropriétaire connecté et concerné. Mes PDFs sont séparés en 3 dossiers ; pour tout le monde, pour le CS uniquement, pour le copropriétaire...
Le temps passé à mettre les fichiers en ligne est largement compensé par le temps gagné ensuite à traiter les demandes mais évidemment, si le syndic facture les demandes (vacations, photocopies...) il n'a pas toujours intérêt à proposer une alternative gratuite !
Pour être honnête, les extranets sont très peu fréquentés ou utilisés...
PS : les curieux peuvent jeter un oeil à ma démo ici ; http://10000.valcompta.com |
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Viviane
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36
Posté - 15 sept. 2017 : 09:30:45
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Et pour compléter ce que dit André78, qui semble bien, lui être capable d'estimer des coûts...
citation: JPM : Ribouldingue confirme mes observations : connaître les coûts
Si vos chambres syndicales ne sont pas capables de les estimer, il faut résiler vos adhésions...
Ceci dit, oui, si ils étaient obligés d'alimenter l'extranet, il y aurait un surcoût par rapport aux copies papier. Pourquoi ? Parce qu'actuellement, les copies papier, et même les scans, les syndics n'en font quasiment pour personne. Même pas le CS, qu'ils ne peuvent pas faire payer. Ca leur coûte donc zero, que ce soit en temps ou en argent.
Pour obtenir, pour le CS, la copie des factures et pièces comptables diverses (papier ou scan, comme il voulait, je m'en fiche), il a fallu 5 ou 6 échanges de mails musclés, sa théorie étant que le contrôle des comptes se fait dans les locaux du syndic, point barre, et que le CS n'a pas besoin d'avoir les copies des pièces à sa disposition.
J'ai commencé en étant diplomate, en lui expliquant qu'on faisait ça chez nous le soir, à plusieurs, et pas aux heures de bureau où beaucoup d'entre nous travaillent. Qu'un retour écrit propre lui économisait du temps à lui aussi.... j'ai terminé en dégainant le texte de loi et lui expliquant qu'il n'y avait plus rien à discuter.
Et là que s'est-il passé ? Il a prétendu avoir perdu le dossier des factures. Je lui ai laissé le temps de de demander des duplicatas. Ce qu'au bout d'un mois il n'avait toujours pas fait. Puis je me suis VRAIMENT énervée, et le dossier de factures a été miraculeusement retrouvé.
Et c'est PAS un syndic malhonnête. Mais il y a quand même des choses qui l'embêtent un peu dans le fait qu'on ait le temps de tout vérifier tranquillement chez nous.
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Édité par - Viviane le 15 sept. 2017 09:44:55 |
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andre78fr
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Posté - 15 sept. 2017 : 10:11:57
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La question des coûts, dans un syndic comme dans toute entreprise, est directement liée à la qualité du personnel (sa formation...) et aux outils (les logiciels utilisés en particulier ...), c'est à dire la productivité.
Dans un système efficace et moderne, chaque facture reçue est automatiquement scannée, référencée et bien associée (à sa copro !) pour être disponible d'une part (voir transférée au CS...) et facilement mise en ligne d'autre part... J'ai connu des syndics où l'on imprimait des ordres de services sur l'imprimante située à l'autre bout du couloir pour la passer ensuite dans un vieux télécopieur... c'est à dire passer 15 mn pour une opération qui pourrait en prendre 2.
Je pense que trop de syndics se trompent en facturant des tâches à faible valeur ajoutée (les photocopies...) qui agacent les copropriétaires au lieu de se concentrer sur le coeur de métier ; recherche de financements, études techniques, veille et conseil juridique, qualité de la gestion... suivi des chantiers, des fournisseurs mais les copropriétaires doivent également être conscients des charges ; le coût du personnel et des charges sociales, le coût réel des photocopies (une grosse photocopieuse en leasing avec maintenance c'est pas si économique que ça...) et les frais généraux. |
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ainohi
Contributeur vétéran
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38
Posté - 15 sept. 2017 : 10:53:47
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D'accord à 100%.
C'est une question d'organisation intelligente du travail. Bien utilisés, les outils informatiques et de communication, qui ne sont pas très chers comme vous nous en donnez la preuve, font gagner un temps précieux. Ils sont vite amortis.
Comment coûte une minute passée au téléphone avec le gestionnaire ?
Combien de temps d'appels en moins si l'extranet du syndic fournit un maximum d'informations ? Exemple classique : fournir des copies de PV d'assemblée. A l'ancienne, c'est d'abord recevoir la demande par téléphone, chercher le dossier dans une armoire, extraire le dossier, aller le photocopier, remettre le PV dans le dossier puis dans l'armoire, ne pas se tromper d'endroit pour le ranger parce qu'alors ce sera des heures pour retrouver le dossier, glisser le PV dans une enveloppe et l'affranchir. Même si le personnel travaille dans des conditions ergonomiques, cela prend un certain temps. Coût réel pour le syndic : une bonne dizaine d'euros. Avec les outils d'aujourd'hui, c'est le copropriétaire lui-même qui télécharge le PV dont il veut une copie et il l'a tout de suite. Tout le monde y gagne. La mise en place d'un extranet bien conçu coûte moins qu'il ne fait faire d'économies.
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Édité par - ainohi le 15 sept. 2017 10:55:41 |
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JPM
Modérateur
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39
Posté - 16 sept. 2017 : 08:11:48
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A noter quand même que le PV doit être certifié conforme.
La semaine dernière j'ai vu une vente retardée de douze jours pour des problèmes de ce type.
J'ai bien lu les observations relatives au coût de ce mécanisme, mais pas d'indication précise.
Si le décret tarde à sortir, c'est bien parce qu'il y a des problèmes.
A mon avis les factures ne seront pas incluses.
Le principal est que le conseil syndical puisse accéder à tous les éléments de la comptabilité ; grand livre, balance, relevé des charges et produits.
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ainohi
Contributeur vétéran
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Posté - 16 sept. 2017 : 13:48:51
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Oui, mais rien oblige d'attendre passivement un décret. On peut discuter de ce qu'on attend du syndic, en particulier sur la transmission d'informations par voie numérique, et faire comprendre à un candidat qu'il n'aura pas la préférence s'il n'est pas capable de fournir ce que propose l'autre. Même si la gestion d'une copropriété est très encadrée, les relations entre les copropriétaires et leur syndic prennent place dans un cadre privé où le consentement des parties fait loi. Le syndic n'est pas encore un fonctionnaire. Les copropriétaires sont trop souvent enclins à se considérer comme des administrés, pour ne pas dire des assistés. |
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