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antalia
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 Posté - 19 janv. 2011 : 17:04:23
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L'administrateur provisoire avait demandé aux copropriétaires par courrier en juillet 2009, de payer 2 trimestres de charges correspondants aux appels de janvier 2009, mais sans éditer d'appels de provisions spécifiques.
Notre syndic élu en octobre 2009 ne reprend pas les comptes tout de suite et appelle les provisions d'octobre 2009 et janvier 2010.
Sur les appels suivants d'avril et juillet 2010, le syndic rembourse aux copropriétaires les sommes versées à l'administrateur ... disant que nous avons trop payés !
Après approbation des comptes 2009 et vote des budgets 2010 et 2011 validés en AG d'octobre 2010, le syndic édite des appels de provisions de janvier 2011 nous réclamant les 2 trimestres de charges qu'elle a remboursés !
L'explication du syndic est la suivante : D'un point de vue comptable, les appels de l'administrateur ne pouvant être considérés comme de rééls appels de provisions, ceux-ci n'ont pas été portés au débit du compte individuel de chaque copropriétaire, mais les règlements ont été portés au crédit, d'où le remboursement ...
Les copropriétaires et le CS se posent des questions sur la gestion du syndic ...
Je ne sais pas quelle méthode comptable a été appliquée, mais cela risque de poser des problèmes de trésorerie, compte tenu que certains copropriétaires ont demandé un échelonnement des paiements. Il s'agit de grosses sommes.
Personnellement, et je lui en ai fait part d'ailleurs, je pense que, sachant que la copropriété était en difficulté, le syndic aurait pu conserver l'argent au crédit des comptes individuels des copropriétaires sans les rembourser.
J'aimerais avoir votre avis sur ce procédé qu'il était juste de faire selon le syndic ...
Merci.
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Posté - 19 janv. 2011 : 19:21:04
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antalia : lorsque l'AG a adopté un budget, et des dates de paiement ( trimestrielles) les copropriétaires DOIVENT les payer aux dates décidées par l'AG. Editer l'appel de fonds pour le budget annuel n'est pas une obligation mais un rappel.
L'administrateur a certainement appelé les 2 premiers trimestres de 2009 sur la base du budget 2009 votée par l'AG en 2008. l'AG vote le budget de l'année puis celui de l'année n+1.
Votre nouveau syndic a une approche comptable assez particulière ??? les appels de fonds appelés par cet administrateur sont réels, et il était facile au comptable de votre nouveau syndic de les saisir comptablement comme tous les autres appels de fonds.
Votre syndic doit revoir sa méthode comptable, ou pour le moins vérifier que les appels de fonds des 2 premiers trimestres ont bien été portés au débit de chacun. le B.A.BA !!!
Dès la fin de 2009, le comptable doirt se rendre compte immédiatement que les 2 premiers trimestres n'ont pas été saisis au débit.
De plus, chacun de vous aurait pu s'apercevoir de cela dès octobre 2009 avec l'appel de fonds du 3ème trimestre. Vous saviez tous que vous n'aviez payé que 2 trimestres de charges seulement. Mais un remboursement cela fait toujours plaisir !!!
Ou était votre CS, qui est élu pour vérifier les comptes et la gestion du syndic. Dès début 2010, avec la vérification des comptes annuels, cela aurait du leur sauter aux yeux ??? avez vous un CS ??
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sybarite
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Posté - 19 janv. 2011 : 21:06:40
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Bonsoir.
Si je comprends bien votre explication, les provisions que vous avez versées ont été d'abord portées au crédit de votre compte, rendant celui ci créditeur des montants des provisions, puis ensuite débitées de votre compte, soldant ce dernier. Si c'est cela, c'est à dire que votre compte est à 0 pour ces 2 trim, cela n'a rien de choquant, c'est même normal. Maintenant si votre compte à été débité par le mandataire, puis crédité par le nouveau syndic, puis re débité , la cela pose problème |
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Posté - 19 janv. 2011 : 21:37:53
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refaisons un peu de chronologie avec des doutes car votre explication n'est pas claire, il semble manquer des chiffres :
vos appels se situent aux premiers jour des trimestres civils, mais il nous manque les dates des exercices.
appel de janvier 2009 payé à l'AP : le copro paie 250 (par ex) et son solde monte à + 250, car l'administrateur n'a certainement pas tenu une comptabilité suivant les décrets 
appel de avril 2009 payé à l'AP : le copro paie 250 et son solde monte à + 500
appel de juillet 2009 ?
appel de octobre 2009 payé au S : son solde passe à +250 (500+ le débit de l'appel), le copro paie 250 et son solde remonte à + 500.
Au 1/1/2010 un nouvel exercice redémarre :
appel de janvier 2010 payé au S : idem à octobre et le solde est toujours à +500
le S fait les comptes et constate sur l'état de chaque proprio ce solde positif, il rembourse sur deux appels de fonds avril et juillet 2010.
Pour l'AG de 2009, il fait la balance générale des comptes et là , pas de chances, le comptable s'aperçoit qu'il a plus de dépenses que de recettes car le S a rendu trop d'argent, celui de l'administrateur... et vosu etes dans la "panade".
Mais comment se fait-il que le syndic n'est rien vu, comment payer des dépenses alors qu'il n'y a pas de recettes ....?
Eh ! bien gageons que vous etes en compte unique et que le comptable a payé sur ce compte unique au détriment d'autres copros 
mais ceci est de la fiction peut-être car je fais beaucoup de suppositions :
* dates des exercices
* compta de l'AP
* appel de juillet 2009 ?
question : qui a vérifié tous les comptes chez le syndic et en particulier le grand livre où apparaissent les comptes propriétaires ? 
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antalia
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Posté - 20 janv. 2011 : 01:31:42
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Vous avez presque tout bon Rambouillet, sauf que l'appel T1 2009 a été réglé à l'ancien syndic démissionnaire.
Les appels d'avril 2009 et juillet 2009 ont été réglés à l'administrateur, mais sans appels de provisions indiquant une quelconque somme. Juste un courrier indiquant : "Je vous invite dans l'urgence à procéder au règlement des charges au titre du 2e et 3e trimestre 2009, sur les bases du 1er trimestre 2009 appelé par votre ancien syndic".
C'est sur ce point que le syndic et sa comptable insistent : Pas d'appel de fonds chiffrés de l'administrateur, donc les montants réglés à ce dernier sont portés au crédit des comptes individuels.
De plus, l'administrateur ne s'est pas cassé la tête. Il a juste founi un état des chèques encaissés, sans la reprise des soldes des copropriétaires ...
Je pense, comme Philippe, que la comptable aurait pu saisir les appels de l'administrateur au débit, en reprenant le total de l'appel T1 2009.
Je suis Présidente du CS. Une fois que les copros avaient été remboursés sans l'avis du CS, je n'ai rien pu faire, sauf à dire au syndic qu'elle est responsable de sa gestion en cas de préjudice.
J'ai demandé un état de situation des copros à fin janvier pour y voir plus clair.
Ma question : D'un point de vue comptable, la méthode utilisée est-elle conforme ? Cette question est importante, elle me permettra d'envoyer un courrier recommandé au syndic s'il y a faute.
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Posté - 20 janv. 2011 : 08:09:58
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je ne pense pas que le tribunal ait demandé à l'AP de faire la compta, il lui a demandé à faire le minimum et à trouver et faire désigner un syndic.
Donc l'AP ne se casse pas la tête, il a d'un côté des dépenses à payer et donc de l'autre il fait rentrer de l'argent. Il ne veut pas s'embeter il enregistre ces entrées et ces sorties...
Lorsque le nouveau syndic arrive (en fin d'exercice presque), il lui est quasiment impossible de récupérer la compta du précédent syndic et il récupère les documenst de mouvements issus de l'AP.
Vous ne pouvez demander au comptable de ce nouveau syndic de refaire le travail d'uen année que quelqu'un d'autre aurait du faire.... ou alors il faut être d'accord pour payer cette tache.
On peut penser que le comptable a fait au mieux, il a enregistré dans le compte propriétaire les montants des chèques relevées par l'AP, d'où les soldes +, puisque celui ci n'a pas tenu la compta des appels de fonds. Et le comptable s'est retrouvé avec des + importants, qu'il a cru bon de reporter.
Qui est fautif dans ce cas .... ?
je ne veux pas me porter juge, surtout sans avoir toutes les infos en mains, mais à mon avis le premier fautif est le syndicat, car je pense (mais c'est un avis tout personnel) il faut toujours faire le maxi pour ne pas avoir à faire à une administration provisioire, quitte à supporter quelques mois de plus un syndic dont on est mécontent...
Le second fautif est à mon avis le CS qui n'a pas (peut-être) été assez présent auprès du nouveau syndic. Il faut que le CS surveille les comptes tous les trimestre surtout dans ce cas précis de changement : il faut accompagner le syndic (c'est facile à dire, plus difficile à faire... ).
La copro appartient aux proprios, le syndic n'est qu'un employé/mandataire du syndicat qu'il faut "surveiller" comme tout employé, mais en travaillant en bonne intelligence (Quand on embauche un employé, ce n'est pas pour être "défiant" immédiatement ...)
En me relisant, je m'apercois que ces derniers paragraphes vont me falloir une "bordée de...", mais tant pis, j'assume car c'est mon avis perso.  |
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sybarite
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Posté - 20 janv. 2011 : 08:15:17
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Bonjour.
oui, elle semble conforme. l'appel fait par l'administrateur a été extra comptable. dans la mesure ou il n'est pas passé par la compta de la copropriété, le nouveau syndic a fait une "jeu" d'écritures débit/ crédit pour rétablir les comptes.
En gros, quand on fait un appel, on débite le compte du copropriétaire, puis au moment du règlement,la somme est créditée du versement. Si une de ces opérations n'est pas faite, le compte est faux.
l'important, c'est que vos comptes soient justes. |
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Posté - 20 janv. 2011 : 14:07:29
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antalia : citation: Les appels d'avril 2009 et juillet 2009 ont été réglés à l'administrateur, mais sans appels de provisions indiquant une quelconque somme. Juste un courrier indiquant : "Je vous invite dans l'urgence à procéder au règlement des charges au titre du 2e et 3e trimestre 2009, sur les bases du 1er trimestre 2009 appelé par votre ancien syndic".
Vous avez ici la réponse à votre question. Cet appel de l'administrateur sont bien les charges du 2ème et 3ème trimestre sur la base du 1er trimestre 2009. Tout à fait normal !!!
Votre syndic a bien commis une grossière erreur comptable. Il vient de reprendre cette copropriété, il n'a rien vérifier des appels de fonds. Il n'a pu présenter des comptes justes en 2009 et 2010, avec cette erreur.
rambouillet : l'administrateur a plutot bien fait d'appeler ces fonds. Il est facile pour un comptable de saisir 2 appels de fonds.
antalia : pourquoi votre copropriété se retrouve t'elle avec un administrateur judiciaire ?? avez vous de nombreux impayés ?? y a t'il eu une vacance de syndic ? Qui a demandé cette nomination.
Je suis d'accord avec Rambouillet; les copropriétaires doivent vériifer leurs compte de charges perso, et le CS le compte du SDC. IL était très facile de comprendre l'appel de fonds du mandatiare, et de vérifier si il était réellement saisi dans les comptes. Un CS doit vérifier le grand livre et les relevés de banque, avec cela la situation est très lisible, surtout pour un comptable. |
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Posté - 20 janv. 2011 : 17:17:56
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citation: rambouillet : l'administrateur a plutot bien fait d'appeler ces fonds. Il est facile pour un comptable de saisir 2 appels de fonds.
je suis tout à fait d'accord que l'AP a bien fait d'appeler ces fonds, mais le comptable du nouveau syndic ne pouvait les justifier dans la compta, car il n'y avait sans doute aucun justificatif, si ce n'est un courrier reçu par les copros...
quant au nouveau comptable, ou nouveau syndic il n'a aucune obligation de vérifier la sincérité des comptes du ou des prédecesseurs et encore à condition qu'ils les aient... |
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Posté - 20 janv. 2011 : 19:34:36
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rambouillet : citation: quant au nouveau comptable, ou nouveau syndic il n'a aucune obligation de vérifier la sincérité des comptes du ou des prédecesseurs et encore à condition qu'ils les aient...
Ou avez vous lu cela ???
L'administrateur a fait le boulot du syndic, ce 'nest pas un simple courrier mais un appel de fonds pour 2 trimestres sur la base du 1er. Comment cet administrateur a t'il fait pour appeler chaque copro sur la base du 1er trimestre ???
le nouveau syndic a bien retrouver dans ses comptes ces appels de fonds puisqu'il les a remboursés et puis rappelés !!!
L'appel de fonds de l'administrateur est bien justifiés dans les comptes. Quel autre justificatif vous faut il, rambouillet pour cet appel de fonds ???
Si ce nouveau syndic a fait approuver les comptes de 2009, c'est qu'il a en main la comptabilité du précédent syndic. Il y una "erreur" du comptable, et un manque de controle du CS.
Il n'y a rien de très grave puisque ce syndic a corrigé cette erreur. les copropriétaires ne peuvent pas non plus se plaindre, ils savent tous qu'ils n'ont payés que 2 trimestres sur 2009 !!! |
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sybarite
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Posté - 20 janv. 2011 : 20:36:03
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A priori non. l'administrateur n'a pas tenu de "comptabilité" dans le sens prévu par les textes. Le syndic actuel a à priori du reprendre un certains nombre d'écritures. (à parfaire) |
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