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 Posté - 17 déc. 2010 : 23:40:34
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Lors de la dernière Assemblée Générale du mois d'août 2010, les comptes de 3 exercices précédents ont été approuvés.
Le bordereau d'appels de fonds concernant 2 de ces 3 exercices viennent de nous être adressés par le syndic.
- Pour ces deux exercices, l'Assemblée Générale avaient refusé certaines dépenses, et le PV précise le montant des dépenses.
Pour un des exercices, le syndic en a tenu compte et le solde de la cloture comptable est correct, il est établi sur le montant des dépenses accepté par les copropriétaires.
Pour l'autre exercice, les dépenses rejetées n'ont pas été retirées.
De plus, il indique dans sa note d'accompagnement :
"les dépenses de fonctionnement présentées lors de l'AG sont de 471 232,10 €, les provisions enregistrées se montaient à 447 618.92 €.
L'arrêté des comptes présente donc un solde débiteur de 23613,18 € qui a été réparti en charges communes générales du fait du manque d'éléments transmis entre l'Agence X et l'administrateur judiciaire (aucun journal de répartition des appels).
D'une part, je ne suis pas d'accord sur le montant des dépenses, (il faut retirer les dépenses rejetées), d'autre part, je ne sais pas comment est calculé le montant des provisions. Il ne correspond pas au budget prévisionnel sur lequel les appels de fond ont été faits.
Quoi faire ?
- Reprendre le calcul tel qu'il devrait être soit :
(dépenses acceptées par l'AG / par le nombre de tantièmes de la copropriété x par mon nombre de tantièmes) - les provisions que j'ai versées )= solde débiteur ou créditeur.
et ensuite après avoir rectifié le solde de la cloture comptable selon le nouveau mode de calcul, adresser un courrier au syndic en lui indiquant les modalités de calcul retenues ?
ceci revient à modifier l'appel de fonds établi par le syndic.
Quelles sont vos préconisations dans ce cas de figure.
Merci pour vos réponses.
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Posté - 18 déc. 2010 : 08:17:40
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citation: les dépenses de fonctionnement présentées lors de l'AG sont de 471 232,10 €, les provisions enregistrées se montaient à 447 618.92 €.
est ce que ceci correspond à la résolution votée (et ECRITE sur le PV) ? certainement non... mais dites nous 
Le calcul des montants des provisions peut différer d'un syndic à l'autre suivant qu'il le fait sur le budget en général ou s'il tient compte des clés de répartition. Dans votre cas,avez vous des clés de répartition ou des charges communes spéciales en d'autres termes.
En théorie et en général : on prend le détail du budget VOTE par l'AG, on divise par quatre (trimestre)ensuite on prend chaque "charges communes spéciales" que l'on multiplie par ses tantièmes attachées aux charges spéciales, idem pour les charges communes générales, et on fait la somme.
(Attention, cela peut se compliquer si un budget a été voté pour N à l'AG N-1 et revalorisé à l'AG de N ... dites nous.)
Donc pour recalculer le solde il faut reprendre la répartition de ce solde par charges communes et charges spéciales et retirer les provisions de chaque.
Si vous etes sur de votre fait, faites ce calcul envoyez le chèque avec explications en LRAR. Surveillez vos prochains décomptes, car il n'est pas sur que le syndic en tienne compte.... 
Mettez en double le président du CS et gardez précieusement ce courrier |
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 2
Posté - 18 déc. 2010 : 09:36:47
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- A votre première question, non cela n'a pas été écrit sur le PV, donc je ne sais pas d'où vient ce montant. Est-il exact ? J'ai quelques doutes.
- 2ème question : Le calcul de nos charges se fait comme vous l'indiquez, avec des charges communes générales et des charges communes spéciales avec des clés de répartition.
Pour la cloture comptable de l'exercice 2009/2010, c'est d'ailleurs la méthode qu'il a adoptée. A 1 euro près, je suis d'accord avec lui.
Pour l'exercice 2008/2009, je note donc 3 problèmes :
- le non retrait des dépenses rejetées par l'AG,
- la méthode de calcul utilisée (dépenses - provision = solde/tantièmes des charges communes générales x tantièmes de l'appartement ou cave/parking)
- pour certains appartements, le syndic a multiplié le nombre de tantièmes par 2 (donc la régularisation est multipliée par 2.
Selon la méthode de calcul utilisée par le syndic et après avoir retiré les dépenses rejetées, le montant de la régularisation serait un solde créditeur de 102 €, alors que lorsque je fais la méthode théorique, je n'obtiens qu'un solde créditeur de 31 €.
Le syndic dit ne pas avoir le journal de répartition des appels, mais il me semble que l'on peut retrouver ces informations dans le Grand Livre pour chaque copropriétaire.
Plusieurs copropriétaires ont constaté cette erreur, et me demande de faire une information sur le site Internet que nous avons mis en place pour informer les copropriétaires.
Peut-on leur donner les éléments de calcul pour qu'ils puissent reconstituer et calculer la régularisation, et leur suggérer d'envoyer ces éléments par LRAR au syndic avec copie au Président du Conseil Syndical.
Merci pour votre réponse
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malin
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 Posté - 18 déc. 2010 : 11:13:18
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J'aime bien ce nouveau mélange deux doigt de BOURLES et un doigt de rambouillet et comme çà la comptabilité a un nouveau goût......de fantaisie |
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Posté - 18 déc. 2010 : 11:27:24
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en l'absence de conseils préconisés par notre ami malin-syndic, j'ose et je me lance :
* ce qui fait foi c'est le chiffre voté en AG et inscrit sur le PV et si un chiffre a été noté  : quel est le texte de la résolution inscrite sur le PV ?
* pour l'exercice 2008/2009, la méthode du syndic ne me parait pas correcte, mais effectivement le nouveau a-t-il tous les éléments... ce qu'il faut au départ, c'est le réalisé "éclaté" (et VOTE) suivant les différentes charges comunes et spéciales, les avez vous ?
merci à malin de compléter en disant comment il faut faire ? |
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malin
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Posté - 18 déc. 2010 : 11:56:21
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Soyons un peu sérieux, la situation évoquée par BOURLES est plus compliquée que ce que l'on pourrait penser ;
- premièrement trois exercices ont été présentés et approuvés moyennant certaines rectifications dont on n'a pas la teneur
- deuxièmement cette copropriété devait être dans une situation particulière puisque apparemment entre les mains d'un administrateur judiciaire
- troisièmement nul ne sait si les annexes comptables ont été transmises pour les trois exercices, si tel a été le cas elle ne peut et surtout l'annexe 1 et plus particulièrement les soldes des Copropriétaires être exacte ou refléter la réalité puisque normalement et pour chacun des exercices la présentation de l'état des dépenses pour approbation, sa validation (solde de répartition entre les dépenses et les provisions) après l'assemblée générale et à la date de cette dernière puis nouvel état des dépenses son approbation et sa validation et ainsi de suite. A nul moment (sauf à anticiper la validation du solde de répartition) le syndic n'a présenté une image fidèle des soldes des copropriétaires. Cette image ne sera connue qu'après la répartition des soldes des trois exercices, si les choses ont bien été faites et non par pas anticipation d'une future éventuelle approbation
- quatrièmement le total des provisions peut être différent si un réajustement budgétaire a été apporté sur la première base, à savoir deux trimestres ont été appelés sur la base initiale N+1 approuvée l'année précédente et une nouvelle proposition budgétaire (éventuellement à la baisse) est acceptée en AG pour ladite période en cours. Nous obtiendrons un semestre sur la 1ère base acceptée la première année et un semestre sur la base rectifiée acceptée l'année suivante, le total ne sera pas en correspondance avec le dernier montant accepté par la dernière A.G. et il faudra en tenir compte lors des vérifications.
- cinquièmement BOURLES fait état de "(aucun journal de répartition des appels)", si ce document n'existe pas il peut être reconstitué par le cumul des provisions appelées à chacun des Copropriétaires et sa contrepartie globale sur le compte appel de fonds (70), ce montant correspondra obligatoirement au montant total indiqué, pour le cas du budget sur l'annexe 3, entre autre, en face du libellé provisions copropriétaires.
- sixièmement la rectification réclamé par BOURLES ayant une incidence sur la totalité des soldes des copropriétaires il faut s'en tenir à une demande globale et non pas au cas par cas impossible dans ce cas de figure.
Une contribution peut-être longue et fastidieuse, mais nécessaire |
Édité par - malin le 18 déc. 2010 12:06:15 |
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malin
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Posté - 18 déc. 2010 : 12:00:48
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ramboullet vous avancez toujours des choses sans m'avoir à aucun moment consulté et vous vous trouvez offusquer lorsque que j'adopte à votre égard des propos désobligeants alors contentez-vous d'être participatif vous en serez d'autant plus productif |
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Posté - 18 déc. 2010 : 15:05:00
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citation: sixièmement la rectification réclamé par BOURLES ayant une incidence sur la totalité des soldes des copropriétaires il faut s'en tenir à une demande globale et non pas au cas par cas impossible dans ce cas de figure.
s'il est vrai qu'il serait mieux que tout le SDC soit au même diapason, il n'est pas aberrant qu'un proprio souhaite que SON compte soit bon, correct et reflétant ce qu'il doit payer justement, ensuite , c'est le problême du syndic qui a fait (éventuellement) une erreur.
enfin, face à la difficultés, Louise a au moins un avantage le solde est créditeur ! c'est un moindre mal |
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Posté - 18 déc. 2010 : 19:16:04
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Que voulez-vous dire Malin, par deux doigts de Bourles et un doigt de rambouillet et la comptabilité a un petit goût de ...fantaisie.
A ce stade, je demande des conseils par rapport à une situation qui n'est pas simple comme vous avez pu le constater. Vous faites des hypothèses, mais je ne comprends pas votre recommandation. Il ne s'agit pas d'une demande individuelle, car nous sommes plusieurs copropriétaires à nous interroger pour agir dans le sens de nos intérêts et pour sortir notre copropriété de ce bazar !
Pour répondre à des interrogations que j'ai pu deviner dans votre texte :
1/ Pour les trois exercices, les annexes ont été présentées, mais la première année par un syndic, la deuxième année par un administrateur provisoire, et la troisième année par un dernier syndic.
Le passage par un administrateur judiciaire n'aurait jamais du se faire, mais les Conseillers Syndicaux en place, ont fait cette erreur.
Le dernier syndic, qui est en place actuellement, n'a pas voulu reprendre les comptes des deux années précédentes, il a repris des soldes en comptabilité, mais en ne cherchant pas à les comprendre pour certains. Certaines écritures n'ont pas été éclaircies et lui-même a généré d'autres erreurs durant le dernier exercice, notamment au niveau des appels de fond trimestriels (passons...). Vous voyez que la comptabilité chez nous est en effet "fantaisiste".
Donc, il faut essayer de sortir de cette situation. C'est pourquoi, j'ai posé ma question concernant le solde de la clôture comptable 2008/2009 pour laquelle j'ai noté 3 types d'erreur (non prise en compte des dépenses rejetées par l'AG, la répartition du solde débiteur entre tous les copropriétaires, et en plus, pour certains copropriétaires les tantièmes x par 2.
"la résolution concernant cet exercice sur le PV est la suivante : l'AG, après avoir pris connaissance des comptes de l'exercice 08/09 arrêtés au 31/03/2009 à la somme de 471 232.10 euros pour les dépenses de fonctionnement, ainsi que leurs répartitions, de la situation de la trésorerie au 31/03/2009, approuve lesdits comptes en leur forme, teneur, imputation et répartition sous réserve :
- de vérifier la facture "x" pour x euros, qui semble avoir été imputée 2 fois par le Cabinet T
- de demander en restitution les honoraires pris à tort par le Cabinet T (pas de mandat)
- de demander en restitution les honoraires annexes....
- de demander en restitution les frais d'avocat engagés par le Cabinet T contre Mr et autres, Cabinet n'étant plus syndic,
l'ensemble de ces dépenses indues représentant 42 808.74 euros
- de ne pas accepter les états comptables présentés par le Cabinet T arrêtés au 31/03/2009 et transmis à l'administrateur judiciaire, qui présentent des anomalies pour lesquelles la responsabilité professionnelle de Cabinet T pourra être recherchée.
Le Procès Verbal comporte une annexe (diffusée aux copropriétaires en même temp) qui précise pour cette résolution : "Il y a lieu de préciser, comme énoncé le jour de l'AG
- le montant des dépenses rejetées 42 810 euros,
- le montant des charges acceptées par l'Ag : 471 232.10 - 42 808.74 € = 428 423.36 €.
Donc aujourd'hui, le syndic écrit (je reprends ce que j'ai écrit dans un post précédent):
- "les dépenses de fonctionnement présentées lors de l'AG sont de 471 232.10 € les provisions enregistrées se montaient à 447 618.92 €
L'arrêté des comptes 2008/2009 présente donc un solde débiteur de 23 613.18 € qui a été réparti en charges communes générales du fait du manque d'éléments transmis entre le Cabinet T et l'administrateur judiciaire (aucun journal de répartition des appels).
Donc : non prise en compte des dépenses rejetées (42 808.74 €) et répartition du solde débiteur entre les copropriétaires.
Pour l'exercice précédent 2007/2008, les comptes ont été approuvés lors de cette même assemblée, également avec des réserves et le rejet de la comptabilité, mais le syndic n'y fait pas allusion.
Pour l'exercice 2009/2010, les comptes ont été approuvés avec des réserves, le syndic a tenu compte des dépenses rejetées et à appliquer la méthode de régularisation (dépenses - provisions versées par le copropriétaire = montant de l'apurement).
Malin, je pense que vous avez tous les éléments de la situation.
Que me préconisez-vous pour l'exercice 2008/2009 qui pose problème. Pas seulement pour moi copropriétaire, mais pour les nombreux copropriétaires qui souhaiteraient voir la situation comptable de la copropriété assainie.
Si vous avez besoin d'information complémentaire, n'hésitez pas.
Merci beaucoup
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malin
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Posté - 20 déc. 2010 : 11:16:38
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Je ne pensais pas , sous un trait d'humour, trouver un tel "pataquesse"
J'ai des difficultés à comprendre comment l'administrateur judiciaire (bras droit de la justice) n'ait pas fait le nécessaire pour récupérer le grand livre pour cette période. De plus, c'est bien ce dernier qui a récupéré les archives du Syndicat, qu'elle était sa mission au juste ? convoquer l'assemblée et élire le Syndic uniquement ? apparemment non à la lecture de vos écrits. Tout cela n'est pas bien sérieux, mais vouloir mettre en "stand by" ces sommes, alors qu'engagées et avant l'issue d'un procès qu'il faudra sûrement intenter contre le cabinet T, risque de mettre sérieusement à l'épreuve la trésorerie de la Copropriété dans l'attente de l'issue de cette affaire.
Si vous avez un ou des Copropriétaires compétents en matière comptable pour essayer de démêler cet imbroglio, cela évitera à la Copropriété de faire appel à un audit comptable pour déterminer les responsabilités et si votre syndic actuel doit se pencher (pas trop) sur le sujet, il le fera moyennant finance. Sa charge étant de reprendre la période en cours de mandat et non pas les deux autres exercices.
Si nous avions été à une distance un peu plus raisonnable j'aurai volontiers fait le déplacement pour appréhender un peu mieux le problème et vous conseiller en toute connaissance de cause |
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JB22
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10
Posté - 20 déc. 2010 : 12:48:45
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"Si nous avions été à une distance un peu plus raisonnable"
Où en idf ? |
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11
Posté - 20 déc. 2010 : 12:58:25
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JB22
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12
Posté - 20 déc. 2010 : 13:42:02
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"oui, je suis en IDF"
Je sais, c'est dans votre profil.
La question posée était OU ?
Evidemment vous n'êtes pas obligé de répondre.
Terminé. |
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JPM
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Posté - 26 déc. 2010 : 18:11:46
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Il faudra bien préciser un jour le régime juridique et comptable des factures rejetées.
L'assemblée peut sans nul doute décider qu'elle conteste telle ou telle facture.
Quel est l'effet de cette décision ?
Quand le syndic a excédé ses pouvoirs en commandant une fourniture ou des travaux, le syndicat reste juridiquement engagé à l'égard du fournisseur ou de l'entrepreneur. Ceux ci peuvent faire condamner le syndicat au paiement.
Il n'est donc pas possible d'annuler les écritures dans la comptabilité.
Seule solution : une action en responsabilité contre le syndic. A la vérité, toute rejet d'une facture devrait s'accompagner d'une autorisation au syndic (en principe un nouveau syndic) d'enager cette action.
A défaut, le rejet demeure sans effet pratique.
On se gargarise gaiement avec des rejets de factures dont 95 % finissent toujours par être mis en répartition.
Je laissse bien entendu de côté les cas dans lesquels le syndic reconnaît avoir commis une faute. Cela arrive.
C'est plus rare quand c'est le conseil syndical qui a décidé ceci ou celà sans en avoir le pouvoir. Cela se voit aussi.
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