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raydemars
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Posté - 30 avr. 2014 : 17:36:39
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Bjr à tous, En épluchant la convocation à l'AG de l'année dernière, j'ai releve qu'il n'était pas joint l' "Etat des dépenses détaillées".Seul figurait l'état des dépenses qui indiquait par ex: - fuel = 23500 €uros - divers entretien = 120 e
Ma question : n'est-il pas obligatoire que cet état détaillé soit joint sous peine de nullité d'AG pour convocation non conforme ? Les factures devant être inscrites les unes derrière les autres par poste pour contrôle. Ex - Fuel: fact. az 12000€ fact. za 11500€ -Divers entretien : sacs poubelle 40 € Ampoules 60 € prod. entretien 20 €
Pour infos, les autres docs (balance, devis, etc..) étaient joints Merci par avance.
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Posté - 30 avr. 2014 : 18:19:18
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ce document n'est pas obligatoire ; seuls sont obligatoires les 5 annexes prévues par décret :
rappel de ce qui dot être joint à la convocation :
citation: Article 11 du décret Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour : I.-Pour la validité de la décision : 1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ; 2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ; La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ; 3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ainsi que les conditions générales et particulières du projet de contrat et la proposition d'engagement de caution mentionné au deuxième alinéa de l'article 26-7 de la loi du 10 juillet 1965 lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat dans les conditions prévues à l'article 26-4 de cette loi ; 4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ; 5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l'article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ; 6° Le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ; 7° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25,26, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ; 8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ; 9° Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l'ordre du jour résulte de ces conclusions ; 10° Les conclusions du rapport du mandataire ad hoc lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en vertu de l'article 29-1B de la loi du 10 juillet 1965 et que l'assemblée générale est appelée à statuer sur les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport ; 11° Les projets de résolution mentionnant, d'une part, la saisie immobilière d'un lot, d'autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues, lorsque l'assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d'un lot ; 12° Le projet de convention et l'avis du conseil syndical mentionnés au second alinéa de l'article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ou la teneur de la délégation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de ce même article ; 13° La situation financière du ou des services dont la suppression est envisagée en application de l'article 41-4 de la loi du 10 juillet 1965. II.-Pour l'information des copropriétaires : 1° Les annexes au budget prévisionnel ; 2° L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ; 3° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ; 4° Le compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l'article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l'article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ; 5° En vue de l'approbation des comptes par l'assemblée générale, le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire ; 6° L'état actualisé des lots délaissés prévu au second alinéa de l'article 24-6 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Le contenu de ces documents ne fait pas l'objet d'un vote par l'assemblée des copropriétaires. |
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raydemars
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Posté - 30 avr. 2014 : 18:30:56
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Je fais comment pour : - pointer les factures le jour compris entre la convoc et l'AG. - vérifier avec les années précédentes qu'il n'y a pas de doublon ?
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Posté - 30 avr. 2014 : 19:36:53
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là on est devant une autre problématique : comment vérifier les comptes ? mais cela n'a rien à voir avec les documents obligatoires à joindre à la convocation.
comment vérifier les comptes : * soit on est au CS et on a accès à tous les documents : factures, ,livres journaux, grand livre, balance, etc... * soit on est pas au CS et on n'a accès à toutes les factures détaillés et contrats. Tout cela peut se pointer à l'ai de de l'annexe 3 qui elle est jointe à la convocation.
Pour le moyen terme, il appartient à l'AG de décider quels documents supplémentaires elle veut avoir en plus dans la convocation, dont l'état détaillé des dépenses |
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JPM
Modérateur
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Posté - 01 mai 2014 : 00:05:34
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L'état détaillé des dépenses doit être joint à la convocation
Primo le syndic est tenu à reddition des comptes. Celle ci s'entend de la présentation d'un compte des dépenses établi article par article sans omission de la plus modeste somme. C'est à l'assemblée, qu'est présenté ce compte, c'est à dire à tous les copropriétaires et fatalement par notification avant l'assemblée.
Secundo, il est aussi tenu, distinctement de la reddition des comptes, à mettre en œuvre le mécanisme de contribution des copropriétaires aux charges collectives. Il doit à cet effet établir la répartition des charges et présenter son projet à l'assemblée. Sur ce point l'article 11 II 5° impose la notification à chaque copropriétaire, en vue de l'approbation des comptes du projet d'état individuel de répartition des charges le concernant.
Ce projet ne peut se présenter autrement que sous la forme d'un relevé individuel reprenant les totaux des rubriques et des catégories de la liste détaillée des charges et mentionnant la quote-part contributive ainsi que la cotisation dans chaque catégorie.
Du classement de cette obligation dans le II (Pour l'information des copropriétaires) de l'article 11 on a prétendu inférer que l'omission de cette formalité n'est pas sanctionné comme l'omission des formalités prévues en I (Pour la validité de la décision)
C'est inexact car toute omission de respecter une prescription légale est sanctionnée sur le fondement des règles du droit commun, à défaut de sanction spécifique précisée par le texte.
La différence est que pour I il suffit de prouver l'omission de notification pour que le juge soit tenu d'annuler, alors pour II il faut prouver que le manquement à l'obligation d'informer a vicié le vote du demandeur ou plus généralement lui a causé un dommage.
Il faut ajouter que la communication du détail des dépenses est indispensable aux bailleurs pour établir les décomptes de charges locatives récupérables. En cas d'omission la responsabilité du syndicat peut alors être engagée.
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Posté - 01 mai 2014 : 08:22:04
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s'il est exact que le projet de répartition individuel doit être fourni avec la convocation, je ne suis pas sur que c'est à cela que pense raydemars. ce projet de répartition individuel ne comporte pas le détail de TOUTES les factures, mais le décompte clé par clé, au mieux de chaque copro, avec éventuellement (si le bailleur le demande) les totaux clés par clés des parties récupérables, et non récupérables et celles déduisibles au fisc... Mais ce n'est pas avec ce décompte que raydemars peut vérifier facture par facture les comptes de l'exercice.
i faut reconnaitre que bon nombre de syndics fournissent ce relevé détaillé des dépenses de l'exercice facture par facture. Mais peut-être que le logiciel du syndic de raydemars ne lui permet pas !!!!
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JPM
Modérateur
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Posté - 01 mai 2014 : 09:00:13
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Il me semble avoir écrit que l'état détaillé des dépenses doit être joint à la convocation.
J'ai donc répondu clairement à la question posée.
J'ai ajouté que le syndic doit également envoyer ce qui est en fait le projet de relevé individuel des comptes de l'exercice indiquant, poste par poste les soldes créditeurs ou débiteurs et, au final, l'insuffisance ou l'excédent lui revenant.
Si les comptes sont approuvés sans modification, les copropriétaires peuvent conserver leur exemplaire et payer sil y a lieu l'induffisance.
Il est tout à fait exact que lors de la publication des textes comptables en 2005 on a pu croire que la communication de la liste complète des dépenses (et produits) n'était plus nécessaire. Ce qui prouve les défaillances de ces textes muris oendant quatre ans !!!
Mais les praticiens ont parfaitement compris qu'on ne pouvait ainsi abandonner une pratique plus que centenaire
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raydemars
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Posté - 01 mai 2014 : 11:00:44
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Bjr à tous, Je me perds un peu (voire beaucoup) dans tous ces états et annexes. Je reçois bien (jusqu'à présent) un "Décompte de charges" annuel relatif aux lots que je détiens (Appart, cave, box-garage), est-ce cela que vous appelez "projet d'état individuel de repartition des charges" (article D 11 II - 5°) ? Si c'est cela , ce n'est pas ma question. Est-ce ce que cet " Etat des dépenses détaillées " s'appelle également annexe 3 ? Etat où est repris poste par poste, facture par facture ( et chronologiquement ) la moindre dépense, toutes les factures par ex: -trimestrielles de l'ascensoriste, -mensuelles ou bimestrielles d'EDF , -pareil pour les Télécoms, etc...
Si cet annexe n'est pas jointe, y a-t-il irrégularité ds la convocation de l'AG ? Sanction éventuelle: le syndic envoie l'état en complément ou reconvoque l'AG ?
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JPM
Modérateur
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Posté - 01 mai 2014 : 11:49:55
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En principe on ne trouve pas dans l'annexe 3 la liste détaillée des dépenses mais seulement les totaux par catégories voire rubriques de charges.
Vous écrivez : Etat où est repris poste par poste, facture par facture ( et chronologiquement ) la moindre dépense, toutes les factures par ex:
Si vous avez vraiment cela dans l'annexe 3 c'est très bien mais pas habituel. Finalement à la réflexion c'est peut être cela que souhaitait l'auteur du texte ????
Mais si vous avez cela, que souhaitez vous d'autre ?
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nefer
Modérateur
14632 message(s) Statut:
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Posté - 01 mai 2014 : 13:47:09
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si, en tant que copropriétaire, vous allez vérifier les comptes sur rendez vous entre la convocation et l'AG, le syndic vous fournira le relevé des dépenses détaillé et la "pochette" des factures de l'exercice...qui en principe devraient être classées dans l'ordre du relevé
certains syndics adressent le relevé détaillé des dépenses par courrier séparé avant l'AG
si cela n'a pas été fourni à l'AG vous pouvez demander au syndic d'adresser le relevé détaillé des dépenses en même temps que le PV |
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Posté - 01 mai 2014 : 14:10:15
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citation: Initialement posté par JPM
Il me semble avoir écrit que l'état détaillé des dépenses doit être joint à la convocation.
Oui JPM, mais vous êtes le seul à l'écrire : ce n'est indiqué dans aucun texte ! Du moins le "doit être joint à la convocation" : car nous sommes d'accord que les bailleurs doivent impérativement avoir la liste détaillée des dépenses et sont également en droit de demander des copies de factures si les libellés ne peur permettent pas de savoir si une charge est récupérable...
Mais après l'assemblée, lors de la régularisation des charges. Pas nécessairement avec la convocation ! |
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andre78fr
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Posté - 01 mai 2014 : 14:40:03
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Il manque toujours le petit bouton "j'aime" dans ce forum ; totalement d'accord avec l'intervention de "rédaction Universimmo", le relevé général des dépenses est un document nécessaire mais oublié des textes officiels...
Avec l'évolution des techniques et pour économiser un peu de papier (certains copropriétaires n'ont rien à faire de ce détail qui représente souvent des dizaines de pages...), le mieux serait une mise à disposition obligatoire (et gratuite) soit par mail soit par extranet pour tous les copropriétaires qui en feraient la demande. Et j'irai même un peu plus loin en imposant un double format ; PDF et CSV (pour récupérer ça dans un tableur)...
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raydemars
Contributeur actif
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Posté - 01 mai 2014 : 16:27:44
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En furetant sur le web, j'ai trouvé des exemples des annexes. Cela ne correspond pas du tout avec l'état des dépenses détaillées. Etat qui a m'a été remis par un CS (sans doute sur sa demande) indisponible actuellement. Si lors de la convoc. de la prochaine AG, cet état est absent, je le demanderai au syndic, et là je verrai bien s'il s'agit d'un oubli ou non.
Merci encore à tous pour l'aide apportée.
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JPM
Modérateur
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Posté - 01 mai 2014 : 18:58:50
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Une fois de plus le droit de la copropriété n'est pas réduit aux dispositions du statut.
Le syndic est tenu à la reddition des comptes ? Oui
Le statut définit-il la reddition des comptes ? Non
Dans certains immeubles le gardien a une caisse modeste. Il doit rendre compte de l'emploi des fonds remis. Est ce qu'il dit j'ai dépensé 20€ d'essence, 25 en produits d'entretien et 6 en pourboires ?
NON ! Il a présente un carnet avec le détail des paiements effectués et les tickets de caisse ou autres justificatifs. A lui on donne quitus.
Un gestionnaire de fonds publics se trouve dans la même situation et reçoit quitus également.
Le régime de la reddition de compte est de portée générale. Il exige la présentation détaillée de toutes les opérations effectuées et la présentation de toutes les pièces justificatives. Pour la copropriété la reddition de comptes n'est pas réservée au conseil syndical. Elle est présentée à l'assemblée et les copropriétaires doivent avoir la possibilité de l'examiner préalablement.
Depuis des dizaines d'années les syndics ont respecté cette obligation et ils continuent sauf sans doute quelques moutons noirs.
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raydemars
Contributeur actif
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Posté - 02 mai 2014 : 09:46:41
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Auriez-vs SVP, cher JPM, un texte de loi ou autre pouvant étayer vos arguments sur la reddition des comptes : 1° préalablement avant l'AG 2° envers tous les copropriétaires
De JPM: "Primo le syndic est tenu à reddition des comptes. Celle ci s'entend de la présentation d'un compte des dépenses établi article par article sans omission de la plus modeste somme. C'est à l'assemblée, qu'est présenté ce compte, c'est à dire à tous les copropriétaires et fatalement par notification avant l'assemblée."
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JB22
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Posté - 02 mai 2014 : 11:28:08
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"Primo le syndic est tenu à reddition des comptes."
Mais il n' est pas dit comment doit être faite cette reddition. L' article 18-1 de la loi précise les modalités de mise à disposition des copropriétaires des "pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fournitures et d' exploitation en cours...."
D' accord avec l' intervention de: "rédaction Universimmo", le relevé général des dépenses est un document nécessaire mais oublié des textes officiels..."
Et comme André78, je souhaite que l' état des détaillés des dépenses soit mis à la disposition des copropriétaires, sur leur demande. Cette mise à disposition devant ce faire au plus tard lors du contrôle des comptes.
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JPM
Modérateur
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Posté - 02 mai 2014 : 11:56:34
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Quel texte pour dire ce qu'un mandataire ou préposé doit présenter lorsqu'ayant reçu 1000 € pour faire différentes courses il rapporte 325 € ? Je vous laisse chercher
Dans une riche collection d'arrêts d'appel je pioche un extrait de CA Bastia 12 mars 2008 n° 06/001251 dont vous pourrez consulter le texte intégral sur le site de Legifrance :
+++++++++++++++++++++++++++++
Aux termes de l’article 11 du décret du 17 mars 1967, doivent être notifiées au plus tard en même temps que l’ordre du jour, lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes des recettes et dépenses de l’exercice écoulé, un état des dettes et des créances et la situation de la trésorerie, ainsi que s’il existe un compte bancaire ou postal séparé, le montant du solde de ce compte, le budget prévisionnel accompagné des documents prévus ci-dessus lorsque l’assemblée est appelée à voter les crédits du prochain exercice.
Il résulte des pièces produites aux débats que, en vue de l’assemblée générale du 12 décembre 2003 ayant notamment pour objet l’approbation des comptes de l’exercice du 1 er octobre 2002 au 30 septembre 2003, les documents suivants ont été notifiés à l’ensemble des copropriétaires avec la convocation datée du 19 novembre 2003 :
- contrat de syndic, - budget prévisionnel du 1 / 10 / 2003 au 30 / 09 / 04 (deux documents), - situation financière du 01 octobre 2002 au 30 septembre 2003, - bilan au 30 / 09 / 2003, - annexe des factures à payer ou à provisionner au 30 / 09 / 2003,
- état des dépenses du 01 / 10 / 2002 au 30 / 09 / 2003,
- situation des copropriétaires au 30 / 09 / 2003 ;
Le document dénommé “ situation financière entre le 1er octobre 2002 et le 30 septembre 2003 “ se décompose de la manière suivante pour ce qui est des dépenses :
- solde au 30 / 09 / 02 : 96, 17 euros -dépenses 30 / 09 / 2003 : 2. 386, 46 euros -factures à payer 30 / 09 / 02 : 3. 501, 63 euros -factures à payer 30 / 09 / 03 : 1. 113, 09 euros -charges personnelles : 48, 92 euros ;
Comme l’a relevé le premier juge, l’état des dépenses précise que la somme de 2. 386, 46 euros correspond aux dépenses d’assurance pour un montant de 1. 061, 16 euros, aux frais administratifs pour un montant de 141, 56 euros, aux honoraires du syndic pour celui de 1. 130, 46 euros ainsi qu’aux frais de minuterie E. D. F. pour 53, 28 euros, et que l’annexe des factures à payer détaille la somme de 1 113, 09 euros affectée au titre des dépenses à payer au 30 / 09 / 03.
Par ailleurs, contrairement à ce qu’a relevé le tribunal, la somme de 3501, 63 euros correspondant aux factures à payer ou à provisionner au 30 septembre 2002, et faisant l’objet d’un document intitulé « annexe des factures à payer ou à provisionner 30 / 09 / 02 » qui était joint à l’ordre du jour de l’assemblée générale ayant eu lieu le 22 novembre 2002, correspond à des dépenses qui ont été régulièrement approuvées lors de cette assemblée générale et ne pouvaient dès lors plus être discutées lors de l’assemblée générale litigieuse destinée à approuver les comptes de l’exercice suivant.
++++++++++++++++++
Vous pouvez constater que l'état des dépenses de l'exercice a bien été joint à la convocation et que la Cour d'appel approuve le soin qu'a apporté le syndic à l'information préalable des copropriétaires.
Je suis étonné par l'intervention d'universimmo :
citation: Oui JPM, mais vous êtes le seul à l'écrire : ce n'est indiqué dans aucun texte ! Du moins le "doit être joint à la convocation" : car nous sommes d'accord que les bailleurs doivent impérativement avoir la liste détaillée des dépenses et sont également en droit de demander des copies de factures si les libellés ne peur permettent pas de savoir si une charge est récupérable...
Mais après l'assemblée, lors de la régularisation des charges. Pas nécessairement avec la convocation !
Le problème des bailleurs est accessoire. Universimmo se contente d'une information après l'assemblée, lors de la régularisation des charges
Bien sur que non !! Avant l'assemblée. Car les syndics sérieux indiquent le classement des charges entre récupérables et non récupérables et tout bailleur a vocation à faire rectifier un classement défectueux. On va venir me raconter que le syndic n'est pas tenu de le faire et que ... et que ... Moi je parle des syndics sérieux, largement majoritaires, qui savent très bien que le syndicat est tenu à fournir ce type d'information aux bailleurs. Faute de quoi, en cas de difficulté contentieuse avec le locataire, un expert judiciaire viendra tout pinailler chez le syndic, lui demander 40 photocopies et au final suggèrera une modification plus ou moins substantielle des comptes qui sera décidée par le Tribunal.
Le syndicat ne sera pas concerné par ce jugement ? Théoriquement non en principe mais dans la pratique c'est une autre affaire.
L'information qui est due aux bailleurs est due bien sur à tous les copropriétaires quant aux montants qui leurs sont réclamées.
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JPM
Modérateur
8599 message(s) Statut:
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17
Posté - 02 mai 2014 : 14:14:02
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JB22
Pilier de forums
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4457 message(s) Statut:
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Posté - 02 mai 2014 : 17:13:50
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De JPM: "Il n'est pas dit non plus comment on prépare les pommes vapeur "
Mais le code civil dit ce qui suit.
"Article 1856
Créé par Loi 78-9 1978-01-04 JORF 5 janvier 1978 rectificatif JORF 15 janvier, 12 mai 1978 en vigueur le 1er juillet 1978
Les gérants doivent, au moins une fois dans l'année, rendre compte de leur gestion aux associés. Cette reddition de compte doit comporter un rapport écrit d'ensemble sur l'activité de la société au cours de l'année ou de l'exercice écoulé comportant l'indication des bénéfices réalisés ou prévisibles et des pertes encourues ou prévues. "
On ne voit pas l' obligation d' un relevé détaillé des charges. |
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Posté - 02 mai 2014 : 17:43:07
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je confirme que s'il est hautement souhaitable que ce relevé détaillé des dépenses soit fourni dans la convocation, ce que font la majorité des syndics, aucun texte ne les y oblige aujourd'hui. |
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JPM
Modérateur
8599 message(s) Statut:
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Posté - 02 mai 2014 : 18:35:47
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JB 22 est parti dans les sociétés civiles !
Dans le Code civil voyez le Livre I Titre XII Chapitre II " De l'établissement, de la vérification et de l'approbation des comptes " les articles 510 à 514.
C'est à partir de là qu'on aboutira un jour à l'obligation de délibérer sur le quitus.
Vous allez me répondre qu'on n'y parle pas de copropriété. Très juste ! Les militaires appellent cela une action de diversion avec ou non un effet de surprise Car la reddition de compte du syndic est bien régie par ces textes.
Depuis 1804 c'est sur ce roc qu'est bâti le régime juridique du compte A noter quand même pour être objectif que l'on dispose de comptes très antérieurs à Jésus Christ.
Il faut y ajouter les dispositions du Code de procédure civile relatives à la reddition de comptes.
Ainsi pouvez-vous tous constater que Napoléon était plus concis que Cécile Duflot
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