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CMM69
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 Posté - 11 oct. 2024 : 16:36:36
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Bonjour,
À votre avis, quelle est la fréquence de mise à jour de l'extranet, concernant la comptabilité, copro 16 lots?
Je pense en particulier au paiement des charges.
Le syndic, grande entreprise, ou sous licence, dispose t-il d'outils pour faire les rapprochements?
Ou bien c'est toujours une charge de travail conséquente, chronophage?
merci de bien vouloir m'éclairer.
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CMM69
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 Posté - 11 oct. 2024 : 19:02:52
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Par exemple, sur 44.65 Euro, 4 factures, seule une, soit 5.90, est justifiée par une pièce.
Les 3 autres sont manquantes.
La compta est incontrôlable. |
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yapasdequoi
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Posté - 11 oct. 2024 : 21:40:51
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Bonjour,
Selon le nombre d'écritures, la mise à jour mensuelle ou trimestrielle semble raisonnable.
DE toute façon le rapprochement est manuel, et prend du temps. Mais surtout le comptable le fait dans le logiciel comptable du syndic, pas dans l'extranet.
Vous voulez vraiment contrôler au fur et à mesure ? Est-ce bien raisonnable ? mieux vaut faire une vraie vérification chaque trimestre par exemple, en consultant toutes les pièces comptables. |
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CMM69
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Posté - 11 oct. 2024 : 23:45:44
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citation: Initialement posté par yapasdequoi
Vous voulez vraiment contrôler au fur et à mesure ? Est-ce bien raisonnable ? mieux vaut faire une vraie vérification chaque trimestre par exemple, en consultant toutes les pièces comptables.
une vérification trimestrielle serait le top en ce qui me concerne, car pas trop d'éléments. semestrielle à la rigueur, pour ne pas trouver sans expérience au dernier moment.
Or le syndic ne nous a rien adressé, ni par courrier, ni par email.
Et les documents dans l'extranet ne sont pas à jour. Seulement 2 relevés bancaire, juin et juillet, pas toutes les factures, alors que le syndic est en charge depuis la dernière AG du 28 février.
Au CS, personne n'a mis son nez dans l'extranet. Le président a une excuse professionnelle, mais les 2 autres?
Si je demande les documents au syndic, il doit s'exécuter? |
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Posté - 12 oct. 2024 : 00:35:23
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Non, seulement devant le président du CS.
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| Signature de Copropriétaire33 |
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Trancher un litige n’est que le deuxième objectif de la Justice. Empêcher le procès, c’est le premier !
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yapasdequoi
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Posté - 12 oct. 2024 : 10:42:16
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Si vous n'êtes pas au CS le syndic peut ignorer vos demandes.
Le CS en fonction peut demander à consulter les documents, mais le syndic n'a pas d'obligation de les envoyer, juste les tenir à disposition. |
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CMM69
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Posté - 12 oct. 2024 : 11:58:29
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Je suis membre du CS.
Je peux copier les factures, d'une manière ou d'une autre?
Si c'est la copie du syndic, j'imagine qu'il va vouloir faire payer.
Mais avec un téléphone portable, on devrait pouvoir, rien ne s'y opposant? |
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CMM69
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Posté - 12 oct. 2024 : 12:08:01
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Au fond, on peut se demander à quoi sert un extranet rempli à 20% des documents comptables.
Il y a le règlement de copropriété. C'est bien, car c'est carré, bien délimité.
Mais pour le reste, s'il manque des justificatifs, pourquoi perdre son temps avec cela?
Cela vaut pour le syndic. S'il n'y a rien dedans, nous ne perdrons pas notre temps nous aussi.
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CMM69
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Posté - 12 oct. 2024 : 12:11:18
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citation: Initialement posté par Copropriétaire33
Non, seulement devant le président du CS.
C'est à dire que le président du CS doit être présent? |
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goutelette
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Posté - 12 oct. 2024 : 15:16:16
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Bonjour, Je suppose que vous parlez d'" Intranet" Site concernant uniquement votre immeuble ouvert et tenu par le Syndic ?
La comptabilité, ou factures de l'exercice, n'ont pas leur place dans l'intranet.
La comptabilité de l'immeuble est enregistrée sur le grand Livre du logiciel comptable du syndic.
Une vérification comptable, est conseillée tous les 6 mois, permettant de clarifier une facture douteuse, qui déjà a 7 -8 mois. Attendre la fin d' exercice et la disponibilité du comptable ( voir 13 -14 mois) devient indiscutable , a moins d' être très importante .
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Sunbird
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Posté - 16 oct. 2024 : 01:22:45
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Dans certains extranet on a une compta simplifié et les factures. Tout dépend des outils utilisés par le syndic. |
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trendy31
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Posté - 16 oct. 2024 : 14:47:12
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Bonjour CMM69,
L'expérience d'un immeuble de 16 lots principaux où je suis membre du CS...
L'intranet est mis à jour régulièrement, au moins une fois par mois, voire plus en fonction du nombre de factures enregistrées dans le mois. Elles sont scannées à réception et taguées avec la date de réception, celle de la saisie en comptabilité et celle du règlement (par virement dans la plupart des cas). Le CS peut donc les consulter au fil de l'eau et poser des questions si nécessaire sans attendre le contrôle des comptes.
Un État des Dépenses est demandé 1 à 2 fois dans le courant de l'exercice pour vérifier l'enregistrement des factures et la consommation du budget.
Il n'y a en revanche pas d'éléments spécifiques au paiement des charges. Seuls les relevés bancaires (pas intégrés régulièrement), le Grand Livre (demandé une première fois au début de la phase de contrôle des comptes et une autre à la fin) ou une Balance Copropriétaires permettraient de suivre ce paiement et de détecter d'éventuels mauvais payeurs.
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Trendy31
Conseiller syndical dans la tourmente... |
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Posté - 16 oct. 2024 : 17:09:18
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nous sommes un peu comme trendy, mais nous avons en sus une fois par trimestre (environ le 1er jour du trimestre civil) : le relevé général des dépenses et le grand livre.
Les factures au fil de l'eau c'est très bien mis pas suffisamment fiable chez nous... ex les factures d'honoraires, de frais postaux et quelques oubli de "scannage"... |
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CMM69
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Posté - 16 oct. 2024 : 17:21:34
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Bonjour,
Dans le contrat du syndic, il est indiqué que le conseil syndical peut demander copie de toutes pièces.
Il est stipulé que :
"Dans l'hypothèse où l'assemblée générale des copropriétaires a, en cours d'exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l'article
18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de dispenser le syndic de son obligation de mise à disposition d'un service d'accès en ligne aux documents
dématérialisés, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle est imputé soit (rayer la mention inutile) :
7 / 20 N° Proposition PM0266741
-de la somme de 5 € (que les parties conviennent de fixer dès à présent),
- (RAYE) de la somme toutes taxes comprises éventuellement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).
Le montant de l'imputation prévue au titre des deux derniers alinéas est calculé pro rata temporis de la période restant à courir jusqu'à la date
d'exigibilité de la rémunération."
Si je comprend bien, le syndic doit donc nous envoyer copie des pièces comptables, quel que soit le média, sur demande du CS?
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trendy31
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Posté - 16 oct. 2024 : 18:08:01
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CMM69,
Pour vous répondre, "le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété" (article 21 de la loi de 1965).
Vous pouvez donc réclamer tous les documents que vous souhaitez (y compris des courriers adressés à des prestataires ou des copropriétaires) ainsi que les pièces comptables, mais rien n'est dit explicitement à ce niveau sur le support adopté pour la transmission des documents demandés.
D'autre part, le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 détaille la liste minimale des documents devant figurer sur l'intranet pour l'ensemble des copropriétaires, pour le Conseil Syndical et pour chaque copropriétaire pris séparément. Apparemment les factures ne font partie de la liste à destination du Conseil Syndical, mais il s'agit d'une liste minimale.
Pour en revenir à votre contrat de syndic, si je comprends bien, il semblerait que l'Assemblée Générale ait décidé à un moment ou à un autre de dispenser le syndic de créer un intranet pour votre copropriété et qu'il vous ait à ce titre consenti une diminution d'honoraires fabuleuse de... 5 € !!!
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Trendy31
Conseiller syndical dans la tourmente... |
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CMM69
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Posté - 16 oct. 2024 : 18:15:04
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citation: Initialement posté par trendy31
Pour en revenir à votre contrat de syndic, si je comprends bien, il semblerait que l'Assemblée Générale ait décidé à un moment ou à un autre de dispenser le syndic de créer un intranet pour votre copropriété et qu'il vous ait à ce titre consenti une diminution d'honoraires fabuleuse de... 5 € !!!
Bonsoir,
Non, le syndic n'a pas été dispensé de cette obligation. Mais comme vous le faites remarquer, ce n'est pas 5 Euros qui vont le dissuader de faire ce qu'il veut. |
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CMM69
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Posté - 16 oct. 2024 : 18:19:44
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citation: Initialement posté par trendy31
D'autre part, le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 détaille la liste minimale des documents devant figurer sur l'intranet pour l'ensemble des copropriétaires, pour le Conseil Syndical et pour chaque copropriétaire pris séparément. Apparemment les factures ne font partie de la liste à destination du Conseil Syndical, mais il s'agit d'une liste minimale.
J'ai été consulter le site de Légifrance.
https://www.legifrance.gouv.fr/loda...00038501555/
Il est stipulé à l'article 3 alinéa
"2° Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;"
ar contre, qu'entend on par échu dans l'alinéa
"1° Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;"
Juste ce qui est écoulé?
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trendy31
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Posté - 16 oct. 2024 : 18:26:23
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Donc s'il n'a pas été dispensé, présentez lui les listes indiquées et demandez lui de se mettre en conformité avec la loi.
De toute façon, il doit bien utiliser un logiciel de gestion pour son activité et la plupart d'entre eux inclût actuellement des fonctionnalités de GED permettant de répondre à ce besoin. Encore faut-il définir des procédures de travail réfléchies et les appliquer avec un minimum de rigueur...
J'en ai un exemple dans la copropriété que j'ai citée en exemple : une nouvelle gestionnaire a pris en charge notre résidence l'an dernier, elle a tout de suite mis en place une nomenclature claire pour enregistrer les documents (par exemple les devis qu'elle nous soumet) ou pour intituler les mailings collectifs. C'est beaucoup plus facile à comprendre et à classer, mais apparemment la personne qu'elle a remplacée ne l'avait pas vu...
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Trendy31
Conseiller syndical dans la tourmente... |
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CMM69
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Posté - 16 oct. 2024 : 18:55:01
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citation: Initialement posté par trendy31
De toute façon, il doit bien utiliser un logiciel de gestion pour son activité et la plupart d'entre eux inclût actuellement des fonctionnalités de GED permettant de répondre à ce besoin. Encore faut-il définir des procédures de travail réfléchies et les appliquer avec un minimum de rigueur...
Comme il s'agit d'un grand groupe, il a un "ERP" ou GED.
Déjà , avec les relevés bancaires, on peut vérifier pas mal de points.
Je ne manquerais pas de lui demander. |
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cmdurand1
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Posté - 17 oct. 2024 : 12:35:31
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au delà de 50 lots, un vrais extranet est indispensable (accès relevés général de dépenses, factures, relevés bancaires ...)
En dessous il est possible de fonctionner en demandant un état à mi-année |
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Fréquence de mise à jour de l'exrtranet 
