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peko
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 Posté - 04 mai 2019 : 20:07:32
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Bonjour,
Je m'interroge sur la balance de notre copropriété. Elle présente des soldes qui sont le cumul, il me semble, de l'ensemble des exercices comptables antérieurs et en cours.
A savoir qu'apparaissent, par exemple :
- des comptes 4010 de fournisseurs auxquels nous n'avons pas fait appel depuis des années ;
- les comptes 42, 43 et 44 concernant notre ancien employé d'immeuble parti en retraite il y a 3 ans et non remplacé ;
- les comptes 4501 d'absolument tous les anciens copropriétaires, pour certains partis depuis une dizaine d'années.
- les 512 des banques successives que nous avons fréquentées.
Tous ces comptes présentent évidemment un solde nul.
De plus, pour chacun des comptes fournisseurs, copro et banque évoqués ci-dessus, les cumuls de débits et crédits ne correspondent pas à l'exercice comptable, mais au cumul d'une dizaine d'années d'exercices.
Je ne crois pas me tromper en énonçant que les cumuls et soldes de la balance doivent être exactement ceux du grand livre et que ne peuvent apparaître dans la balance que les comptes mouvementés au cours de l'exercice ou présentant un reprise de solde antérieur ; ce qui n'est donc pas le cas.
D'où peut venir le problème ?
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JB22
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Posté - 04 mai 2019 : 20:25:02
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"D'où peut venir le problème ?"
Du non respect de la législation.
Les comptes doivent être clôturés en fin d' exercice, seuls les soldes doivent être repris en "à nouveaux ".
Votre syndic ne sait pas utiliser son logiciel.
Avez- vous un syndic professionnel ou non-professionnel? |
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peko
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 2
Posté - 04 mai 2019 : 20:36:16
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Syndic professionnel. L'un des plus gros d'une très grande ville française. Ils utilisent le logiciel promu par Foncia. |
Édité par - peko le 04 mai 2019 20:37:35 |
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peko
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3
Posté - 04 mai 2019 : 21:13:49
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J'avoue que je commence Ă avoir un peu de mal avec cette histoire de clĂ´ture.
Si j'ai bien compris, vous dites que le fait que la balance présente des cumuls de soldes vient de la non clôture de la comptabilité des exercices précédents.
Cependant, sur ce fil : http://www.universimmo.com/forum_un...PIC_ID=25964 , vous indiquez que la clôture peut intervenir plusieurs mois après la fin de l'exercice. Dans ce cas, je ne comprends pas comment on peut obtenir une balance présentant uniquement les soldes de l'exercice en cours si la clôture de l'exercice précédent n'a pas été effectuée ?
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oguenel
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4
 Posté - 05 mai 2019 : 08:00:04
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Bonjour,
La clĂ´ture des comptes fige les Ă©critures et donc les soldes d'un exercice.
Elle est immédiatement suivie par la reprise des À Nouveaux sur l'exercice suivant : il n'y a aucune interdiction de reprendre les soldes des comptes qui ne seront plus mouvementés.
C'est surtout une question pratique de lisibilité des documents comptables produits.
La lecture du Grand livre vous permettra de savoir si les clôtures et reprises ont bien été réalisées.
Les logiciels permettent de sortir une balance sur une séquence chronologique d'écritures librement définie : les mouvements sélectionnés donnent alors lieu à totalisation débit/crédit et donc à détermination du solde de la période choisie. L'en-tête de la balance doit préciser la période retenue.
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peko
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5
Posté - 05 mai 2019 : 08:18:03
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citation: Initialement posté par oguenel
L'en-tête de la balance doit préciser la période retenue.
Il y a de grandes chances que le souci vienne de là . Mon document indique "Balance en date de valeur au 31/03/2019". Il n'y aurait a priori pas de date de départ demandée.
Je vais tenter de voir avec la comptable ce qu'il est possible d'obtenir.
Un grand merci.
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JB22
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Posté - 05 mai 2019 : 09:15:51
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Je ne suis pas d' accord avec oguenel.
On édite un "journal" pour une période donnée, par exemple les écritures du 1er au 30 avril 2019.
On édite un "Grand-livre" ou une "balance" pour une période commençant au début de l' exercice et une date de fin de période, en général une fin de mois ou de trimestre.
Si l' exercice correspond à l' année civile ou pourra par exemple éditer les états du 1er janvier 2019 au 31 mars 2019 et ainsi chaque fin de mois ou trimestre. |
Édité par - JB22 le 05 mai 2019 09:18:08 |
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JPM
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7
 Posté - 05 mai 2019 : 10:12:27
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La question évoquée est celle qui sera présentée au CNTGI sans plainte mais pour éclaircir la situation. Est il exact que ce logiciel ne comporte pas de dispositif de clôture.
La reprise des Ă©critures anciennes sur parfois dix ans complique effectivement l'exploitation du grand livre.
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peko
Nouveau Membre
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8
Posté - 05 mai 2019 : 12:52:43
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Bonjour JPM,
Pouvez-vous développer votre réponse à propos du CNTGI ? Je ne sais pas de quoi il retourne.
citation: Initialement posté par JPM
Est il exact que ce logiciel ne comporte pas de dispositif de clĂ´ture.
Est-ce une question ou une affirmation ? |
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JB22
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9
Posté - 05 mai 2019 : 13:52:32
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"Est il exact que ce logiciel ne comporte pas de dispositif de clĂ´ture."
Il ne faut pas se faire d' illusion sur le "dispositifs de clĂ´ture".
En informatique il est très facile de faire une copie du dossier avant de le verrouiller.
Si l' on veut modifier la comptabilité il suffit de reprendre la copie du dossier non verrouillé. |
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oguenel
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Posté - 05 mai 2019 : 17:58:57
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Le processus de clôture rendu obligatoire par l'article 5 de l'Arrêté du 14/03/2005 est défini comme une procédure "destinée à figer la chronologie des écritures et à garantir l'intangibilité des enregistrements".
Ce procédé purement informatique ne génère aucune écriture comptable sur l'exercice terminé, il interdit seulement les modifications.
Sur le nouvel exercice il sera le plus souvent accompagné de la reprise des "À Nouveau", c'est à dire la saisie d'une écriture reprenant le solde des comptes non soldés de l'exercice précédent, cette écriture étant inévitablement équilibrée.
Le pointage des À Nouveau doit faire partie du protocole de vérification des comptes. J'ai déjà fait rectifier les À Nouveaux d'une comptabilité où différents comptes de dettes et de créances avaient été fusionnés lors d'un changement d'exercice ...
Ă JB22:
Avant clĂ´ture des comptes la sortie d'une balance et d'un Grand Livre fait partie des incontournables.
Ă€ l'Ă©poque oĂą les journaux Ă©taient tenus sur papier et Ă la main, ces Ă©ditions demandaient un Ă©norme travail.
Aujourd'hui il suffit d'appuyer sur un bouton pour les obtenir instantanément sous différents formats : papier, Exel, PDF et autres encore sont possibles. L'ordinateur travaille vite et bien.
Il serait dommage de se priver du modernisme qui permet un suivi quasi permanent des comptes sans avoir à attendre des parutions annuelles voir même trimestrielles en se contentant de ce qui est proposé sur l'extranet.
La question des bricolages informatiques est évidemment posée : la fonctionnalité "clôture" est néanmoins obligatoire est les fraudes détectées sont répréhensibles. |
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JB22
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Posté - 05 mai 2019 : 19:07:46
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De oguenel
"Ă€ l'Ă©poque oĂą les journaux Ă©taient tenus sur papier et Ă la main, ces Ă©ditions demandaient un Ă©norme travail"
La comptabilité était tenu à la main dans des grands livres reliés cartonnés et toilés, totalisés sans machine à calculer.
C' est l'origine du mot "Grand-livre".
Ces "grands livres" étaient le plus souvent posés à demeure sur des pupitres à hauteur d' homme, on travaillait debout.
"Sur le nouvel exercice il sera le plus souvent accompagné de la reprise des "À Nouveau", c'est à dire la saisie d'une écriture reprenant le solde des comptes non soldés de l'exercice précédent, cette écriture étant inévitablement équilibrée"
Puisque ce n' est pas le premier exercice, le suivant sera obligatoirement accompagné de la reprise des "à nouveau" les comptes ne pouvant pas être à zéro, il y a au minimum les soldes des comptes copropriétaires relatifs à la répartition des charges.
En conséquence de cette clôture et de la reprise des "à nouveau", Grand-livre et Balance doivent être édités à partir du début de l' exercice jusqu' à la date choisie de l' exercice en cours, en général une fin de mois ou de trimestre. |
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JPM
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Posté - 06 mai 2019 : 01:17:23
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Il faut faire le point sur l'organisation de la comptabilité des syndicats de copropriétaires.
1) Les articles 1 à 5 de la loi du 6 avril 1998 ont été abrogés par l'ordonnance 2009-79 du 24 janvier 2009. Le dernier paragraphe de l'article 14-3 de la loi du 10 jui11et 1965 est désormais sans objet.
2) Il en résulte que la comptabilité des syndicats de copropriétaires est désormais assujettie aux normes comptables françaises sous réserve bien entendu des dispositions spécifiques du statut de la copropriété et des textes comptables du 14 mars 2005
3) Depuis lors le seul règlement émis par l'Autorité des normes comptables concerne le traitement dans les comptes des syndics professionnels des fonds des syndicats de copropriétaires : Art. 621-11 du Recueil des NCF IR 2
4) Les dispositions du PCG relatives à l'enregistrement des écritures (Art 921-1 à 921-4 du PCG) sont applicables. Elles sont plus rigoureuses et plus précises que celles de l'arrêté comptable.
5) L'article 921-1 est pleinement repris par l'article 1er de l'arrêté (comptabilité en partie double)
6) L'article 921-2 correspond peu ou prou à l'article 2 de l'arrêté qui tient compte du particularisme du statut de la copropriété (modalités d'enregistrement des écritures)
7) L'article 921-3 traite du caractère définitif des enregistrements du livre journal et du livre d'inventaire. Il distingue
- pour les comptabilités informatisées : une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l'enregistrement
- pour les autres comptabilités : l'absence de tout blanc ou altération
L'article 5 de l'arrêté ne prévoit que l'absence de tout blanc
La vertu juridique de la validation est de rendre l'Ă©criture opposable
Pour la comptabilité commerciale cette opposabilité vise le fisc. mais il ne faudra pas négliger l'opposabilité plus générale dans le domaine de la copropriété.
On peut reprendre les modalités de la validation précisées par le document fiscal BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40-20180720. Il présente :les trois états successifs d'une facture :
Avant la validation : on est en mode brouillard. L'écriture peut être modifiée
La validation : c'est une phase de traitement informatique volontaire, activé grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l'écriture de façon telle que toute modification ultérieure de l'un de ses éléments soit impossible.
Après la validation : Les fonctions d'un logiciel qui permettent la suppression d'une écriture validée ou sa modification s'opposent au principe d'irréversibilité de l'enregistrement des écritures comptables. A ce titre l'utilisation de telles fonctions est prohibée.
A noter que l'irréversibilité fiscale peut concerner les copropriétés quand le syndic est invité à présenter les pièces comptables à l'occasion d'un contrôle affectant le syndicat ou l'un des copropriétaires.
8- Principe d'une clôture périodique des enregistrements chronologiques : Le principe est proclamé par l'arrêté
La clôture impose la validation préalable de toutes les écritures
La clôture impose de solder tous les comptes. Solde n'est pas purger, mais simplement faire apparaître la différence entre le crédit et le débit qui passera en à nouveau de l'exercice suivant si le solde est différent de zéro.
La réouverture d'un exercice clôturé à des fins de modification ou de suppression des écritures comptable est interdite conformément aux articles 921-3 et 921-4 du PCG
Une précision : La quasi totalité des logiciels de comptabilité commerciale effectue la clôture de l'exercice en automatique.
Pour ce qui est de la saisine d'une autorité pour savoir s'il est exact que le logiciel d'un syndic ne permet pas de clôturer les exercices, la DGCCRF prétend que ces antennes n'ont pas qualité pour ce faire.
Une tentative est prévue auprès au CNTGI nouveau modèle
Il est précisé qu'il ne s'agit pas d'une plainte mais d'une demande d'intervention d'une autorité en vue de permettre le respect de l'obligation de clôture et de faire disparaître une gêne notable pour les conseils syndicaux.
A défaut de recevabilité par le CNTGI il sera nécessaire d'agir judiciairement en écartant la voie pénale proposée par l'une des parties intéressées.
Nous profitons néanmoins de ce cas pour faire l'étude des sanctions civiles et pénales de ces obligations, en particulier le viol de l'irréversibilité des écritures clôturées pour laquelle existe un cas certain.
Le silence généralisé des conseils syndicaux à propos du défaut de clôture vient de ce que très peu de CS utilisent le grand livre.
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Balance 
