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peko
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 Posté - 26 avr. 2019 : 20:57:22
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Bonjour,
Je m'interroge sur des pratiques comptables qui, au premier abord, me surprennent.
J'ai Ă disposition le journal au 31/01/19 ainsi que celui au 31/03/19. Pour information , notre exercice comptable est du 01/04 au 31/03.
Sur le journal au 31/03/19, sont apparues de nouvelles écritures antérieures au 31/01/19.
Il y a, par exemple, des écritures forcément passées entre février et avril 2019 qui ont pour date de valeur le 01/04/18.
Que pensez-vous de cette pratique ? Par ailleurs, quel pourrait en être l'intérêt ?
Vous remerciant par avance de vos commentaires.
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andre78fr
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1
 Posté - 26 avr. 2019 : 23:16:03
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Si vous nous dites de quelles écritures il s'agit ça pourrait peut être aider. |
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peko
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 2
Posté - 26 avr. 2019 : 23:43:49
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La situation est amusante : sur le grand livre du 31/01/19, on remarque un solde antérieur sur un compte 4010 qui n'a rien a y faire puisque n'apparaissant pas sur l'annexe 1 de la clôture de l'exercice précédent (y est associé d'ailleurs un solde antérieur sur le compte de charge correspondant en classe 6 : plutôt cocasse).
A cette date là , je décide de ne pas évoquer la chose avec le comptable, préférant attendre la fin de la période comptable pour lui remonter toutes mes remarques. De toute façon, je pensais alors (ce qui est confirmé par la facture) qu'il s'agit juste d'une erreur d'exercice comptable au moment de la saisie.
Je reçois en ce début de semaine les documents au 31.03.19 et regarde donc ce qu'il est advenu de ce compte 4010 :
- le solde antérieur a été supprimé
- une nouvelle saisie de facture a été entrée au 01/04/18 à la place du solde antérieur
La facturation en soi ne pose pas de souci, elle est Ă payer.
Je m'interroge surtout sur ces pratiques comptables et leur intérêt.
Par ailleurs, je sais que le logiciel comptable utilisé permet d'éditer les documents soit "par date de valeur" soit par "date de saisie". Je pensais cette faculté pratique pour la période intermédiaire entre la fin de l'exercice comptable et l'envoi des convocations, mais je m'aperçois surtout que lors de la saisie d'une facture, il semble possible de lui attribuer une date de valeur. Je ne vois pas l'intérêt de la chose.
Par ailleurs, supprimer une écriture, de plus un bilan d'entrée, me paraît être aléatoire voire dangereux.
C'est la première comptabilité de copropriété que j'étudie. Je travaille moi-même dans la comptabilité mais publique et nous avons des procédures qui permettent de verrouiller les écritures et d'éviter ce genre de pratiques. Alors peut-être que mon regard est trop rigide sur cette comptabilité simplifiée ? Beaucoup d'autres points m'interrogent d'ailleurs sur les documents fournis mais j'y reviendrai sûrement dans d'autres fils. |
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JB22
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3
Posté - 27 avr. 2019 : 00:15:09
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Qu' entendez-vous "par date de valeur" , nous ne sommes pas dans une comptabilité bancaire.
Il est courant qu' en fin d' exercice on fasse une ouverture provisoire au premier jour de l' exercice suivant.
Quand les comptes seront approuvés il sera nécessaires d' annuler, par contrepassation, ou de modifier certains soldes. |
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andre78fr
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4
Posté - 27 avr. 2019 : 08:55:39
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Je fais des logiciels pour syndics bénévoles, et une grosse partie de mes clients utilisaient Excel avant avec toute la souplesse que ça peut apporter...
La comptabilité des copropriétés est un mélange de comptabilité publique et de PCG des entreprises, on a supprimé les immobilisations, les stocks, on gère les travaux d'une manière très étrange avec une compensation sur un solde en attente (120) et la réalisation intégrale l'année où ça se termine, certains comptes ont été oubliés (627 pour les frais bancaires en particulier) et tous ces problèmes n'ont pas été corrigés 12 ans après la mise en place du système...
Sur votre question, je défends le principe du brouillard et ça ne me choque pas qu'on puisse corriger après coup des vieilles écritures, d'autres (comme JPM) vont nous ressortir leurs histoires de clôture journalière, mensuelle... rien dans les textes n'impose ces verrouillages en dehors de l'arrêté des comptes en fin d'exercice mais là encore les subtilités de l'approbation des comptes par l'AG imposent en général des clôtures provisoires et des changements...
Sur les dates, on a bien sûr la date du fait générateur (donc de l'écriture) et la date de saisie* mais on trouve selon les systèmes d'autres dates en effet ; date de valeur, date d'échéance, date de validation... On peut bien sûr attendre d'un syndic professionnel avec un comptable à temps plein plus de rigueur que d'un syndic bénévole ;-)
* dans mon fichier j'ai 3 dates, Ă©criture, saisie et mise Ă jour... |
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Louis92
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Posté - 27 avr. 2019 : 09:17:28
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peko, quand une dépense de l'exercice 1/4/18 au 31/3/19 a été oubliée dans la compta et qu'on ne s'en aperçoit qu'après la fin de l'exercice, l'alternative est :
- privilégier l'imputation d'une dépense au bon exercice : il faut accepter d'antidater (au 31/3/19, c'est mieux ou avant) pour que la dépense puisse intégrer l'exercice de rattachement ( 1/4/18 au 31/3/19 ),
- ne pas le privilégier : la dépense apparaîtra sur l'exercice suivant (1/4/19 au 31/3/20) et il n'y aura pas d'antidatage.
Si la dépense est importante en montant, c'est tout de même gênant de ne pas l'imputer au bon exercice.
Pour éviter cela, le CS doit demander le Grand-Livre ou l'état des dépenses courantes un peu avant la fin de l'exercice (il fallait début mars 2019 dans votre cas) pour qu'une dépense oubliée puisse être comptabilisée avant le 31/3/2019.
Cdlt. Louis92.
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JB22
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Posté - 27 avr. 2019 : 09:41:03
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De André78 :
"une grosse partie de mes clients utilisaient Excel avant avec toute la souplesse que ça peut apporter..."
Exact, mais EXCEL n' est pas adapté à fournir directement les annexes suivant la présentation imposée.
Excel ne fonctionne que par sélections, tris et totalisations d' écritures, son nom de "tableur" indique bien son usage : établissement de tableaux totalisés.
Pour les besoins d' un syndic non professionnel (dit bénévole ) je recommande Valcompta, "y a moins bien mais c' est plus cher" !
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andre78fr
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Posté - 27 avr. 2019 : 10:41:05
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C'est gentil JB22 !!! Mais vous avez sans doute un des classeurs de gestion de copropriété sous Excel les plus abouti et vous savez qu'on peut faire beaucoup de choses ;-)
Pour Louis92, attention à la notion de "antidater" qui renvoie à une opération irrégulière, voir même illégale, ce n'est pas la même chose que de finir la comptabilité de 2018 dans les premières semaines de 2019, ce qui est le lot commun de tous les comptables... en général la date de saisie est presque toujours postérieure à la date de l'écriture et du fait générateur ;-) |
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Louis92
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Posté - 27 avr. 2019 : 11:21:06
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Erratum de mon post n°5 suite au post n°7 de andré78fr pour remplacer le terme "antidater" qui est fortement connoté.
peko, quand une dépense de l'exercice 1/4/18 au 31/3/19 a été oubliée dans la compta et qu'on ne s'en aperçoit qu'après la fin de l'exercice, l'alternative est :
- privilégier l'imputation d'une dépense au bon exercice : il faut accepter d'antidater de comptabiliser au 31/3/19 (c'est mieux) ou avant pour que la dépense puisse intégrer l'exercice de rattachement ( 1/4/18 au 31/3/19 ),
- ne pas le privilégier : la dépense apparaîtra sur l'exercice suivant (1/4/19 au 31/3/20) et il n'y aura pas d'antidatage la comptabilisation sera faite après la découverte de l'anomalie.
Si la dépense est importante en montant, c'est tout de même gênant de ne pas l'imputer au bon exercice.
Pour éviter cela, le CS doit demander le Grand-Livre ou l'état des dépenses courantes un peu avant la fin de l'exercice (il fallait début mars 2019 dans votre cas) pour qu'une dépense oubliée puisse être comptabilisée avant le 31/3/2019.
Cdlt. Louis92.
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Édité par - Louis92 le 27 avr. 2019 11:21:51 |
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andre78fr
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Posté - 27 avr. 2019 : 11:31:45
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Je formulerais un peu différemment ; une opération oubliée et constatée avant l'arrêté des comptes doit être comptabilisé à sa date et si les comptes sont arrêtés elle doit faire l'objet d'une régularisation sur l'exercice en cours... La date charnière ici c'est davantage l'arrêté des comptes que la fin de l'exercice. |
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JB22
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Posté - 27 avr. 2019 : 13:19:55
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J' abonde de le sens de la réponse de André78;
Les comptes de l' exercice doivent être soumis à l' approbation de l' A.G., qui peut les amender, ils doivent alors être modifiés, pourquoi ne le seraient-ils pas à la découverte d' un oubli avant l' A.G.?
Reporter une charge d' un exercice sur le suivant, c' est en cas de mutation, léser l' acquéreur. |
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peko
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Posté - 27 avr. 2019 : 18:36:37
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Je vous remercie pour tous vos commentaires.
Je comprends évidemment la nécessité de pouvoir passer des écritures après la date de fin d'exercice en les passant par exemple au 31/03/19.
Au vu de vos explications, je vais tenter du coup d'ĂŞtre beaucoup moins rigoriste que ne l'est las compta que j'exerce.
Merci Ă vous.
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oguenel
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Posté - 30 avr. 2019 : 18:05:01
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Bonjour Ă tous.
La date de valeur est proposée par certains logiciels de comptabilité et, à mon avis, on doit vraiment s'en dispenser puisqu'elle n'a aucune existence légale.
J'insiste d'abord sur l'importance des mots :
- Dans votre cas l'exercice est dit "clos" depuis le 31/03 ce qui signifie simplement que la date de fin d'exercice est dépassée. Cela n'interdit pas d'y saisir encore des écritures pour des oublis et des régularisations. Le conseil syndical donnera son accord sur les comptes ainsi établis qui seront proposés à l'approbation de l'AG.
- Quand l'AG aura approuvé les comptes, le syndic passera la dernière écriture de l'exercice, "la répartition des charges" et procèdera à la "clôture" (procédé informatique verrouillant les écritures et interdisant toute nouvelle saisie). L'exercice est alors "clos" et "clôturé".
- On note que la "date de clôture" est toujours la date de fin de l'exercice : elle n'est pas "la date de la clôture" qui ne peut jamais être antérieure à la date d'approbation des comptes.
La comptabilité d'engagement oblige à rattacher à un exercice toutes les charges qui le concernent.
- Si une dépense engagée et réalisée avant le 31/03 n'a pas été facturée ou ne l'a été qu'après la date de clôture, il faut en passer la charge en date du 31/03 en contrepartie du compte "408 : factures non parvenues".
- À l'inverse, une dépense payée par avance sera proratisée au 31/03 par une écriture sur le compte "486 : charges payées d'avance". Cette écriture sera à contrepasser sur l'exercice suivant.
Ce qui est vrai pour les charges existe aussi pour les produits.
Dans certains cas, le manque de discernement des comptables conduit à des aberrations et en voici un exemple vécu :
- le montant de l'assurance annuelle de l'immeuble est notifiée dès le 15/03
- la prime concerne bien évidemment la période postérieure au 31/03,
- la charge est comptablement saisie Ă la date du 15/03
- le syndic paye l'assurance le 28/03
- pour ne pas avoir à saisir sur le compte 486 les deux écritures de régularisations prévues par les textes, le syndic intervient sur la "date de valeur" disponible dans son logiciel pour faire apparaître l'écriture de charge en date du 01/04
Résultat, il est en infraction avec les textes de 2005 puisqu'une écriture a disparu de l'exercice et qu'il n'a pas respecté les procédures imposées.
Dans la pratique et puisque l'engagement court à compter du 01/04, il aurait été beaucoup plus simple d'attendre cette date pour saisir l'écriture et procéder au paiement.
Dans l'exemple précédent il n'y a pas malice et le non respect de la loi résulte surtout d'une grosse maladresse et d'un manque de réflexion. Par contre j'ai vu des syndics utiliser cette "facilité" pour glisser sous le tapis des écritures qui les mettaient en défaut : il s'agit ni plus ni moins d'une présentation de comptes faux !
Je suis doublement vigilant quand on me présente un Grand Livre établi en date de valeur. |
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JPM
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Posté - 04 mai 2019 : 17:30:17
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Le régime légal de la comptabilité des syndicats de copropriétaires n'impose que la clôture de l'exercice (art. 5 de l'arrêté du 14 mars 2005).
La manœuvre est réalisée aussitôt après la date de l'assemblée ayant approuvé les comptes. Elle porte effet à la date de clôture de l'exercice soit généralement le 31 décembre.
La clôture a pour effet d'interdire matériellement toute modification des écritures de l'exercice clôturé.
Nous savons tous qu'il est possible à un bon technicien de franchir ce genre d'obstacle. Il s'agit d'une faute particulièrement grave pouvant avoir des conséquences pénales. Certains détournements de fonds sont facilités par le bris de clôture d'exercice.
Nombreux sont les syndics ne clôturant pas les exercices. Certains prétendent que leur logiciel professionnel ne comporte pas ce dispositif. Cela est peu probable tant la clôture de l'exercice est une pratique ancienne de la comptabilité commerciale et une garantie essentielle de la sincérité des écritures anciennes.
Le CNTGI sera prochainement saisi d'une affaire de ce type.
Sera-t-il compétent ? On le verra. Pour l'instant il n'existe pas d'autre moyen de tenter de régler ce genre de difficulté qu'une demande d'expertise judiciaire même lorsque le syndicat demandeur n'entend pas engager le responsabilité du syndic mais seulement être éclairé sur la réalité de l'argument fourni.
André 78 a évoqué les autres aspects de la clôture que j'ai signalés.
Il s'agit de mesures de sécurité propres en particulier à la comptabilité notariale. C'est à mes yeux un modèle précieux pour ce genre de dispositions.
La clôture quotidienne interdit au personnel de saisie de modifier le mardi une écriture enregistré le lundi, autrement que par une écriture contraire. L'article 5 susvisé impose cette procédure de rectification. On ne peut assurer le respect de cette règle que par l'utilisation de la clôture quotidienne.
Dernière observation : le défaut de clôture des exercices perturbe l'utilisation du grand livre puisqu'on retrouve les à nouveaux des exercices antérieurs
André 78 écrit : citation: Sur votre question, je défends le principe du brouillard et ça ne me choque pas qu'on puisse corriger après coup des vieilles écritures, d'autres (comme JPM) vont nous ressortir leurs histoires de clôture journalière, mensuelle... rien dans les textes n'impose ces verrouillages en dehors de l'arrêté des comptes en fin d'exercice mais là encore les subtilités de l'approbation des comptes par l'AG imposent en général des clôtures provisoires et des changements...
Il me semble que la responsabilité des organismes de garantie financière pourrait être engagée si leurs contrôleurs ne vérifient pas le respect de ce type de règles.
Il me semble aussi que la comptabilité des syndics non professionnels doit les respecter également. Ils doivent apporter aux syndicats des prestations aussi sécurisées que celles des professionnels. Au demeurant cette qualité de prestation est parfaitement à la portée des syndics non professionnels pour peu que les logiciels qu'ils utilisent soient en mesure de respecter les règles impératives.
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peko
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Posté - 04 mai 2019 : 19:46:41
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citation: Initialement posté par JPM
La clôture quotidienne interdit au personnel de saisie de modifier le mardi une écriture enregistré le lundi, autrement que par une écriture contraire. L'article 5 susvisé impose cette procédure de rectification. On ne peut assurer le respect de cette règle que par l'utilisation de la clôture quotidienne.
C'est ce qui est très perturbant dans notre comptabilité : il y a des tonnes d'écritures inverses pour annulation / rectification. J'avais donc le sentiment que la clôture était faite si ce n'est quotidiennement, au moins régulièrement.
Et là , voilà que je me rends compte d'au moins deux suppressions d'écritures très anciennes.
Du coup, quel est l'intérêt de ces corrections si le comptable a la faculté de purement et simplement supprimer et repasser les écritures ?
De plus, les écritures supprimées concernent des reprises de solde de l'exercice antérieur. Je suppose qu'il va falloir que je demande le grand livre de l'exercice précédent clôt car :
- soit j'ai des reprises de soldes concordantes entre les deux exercices et cela signifie que des écritures ont également été modifiées dans l'exercice antérieur plus de huit mois après sa clôture théorique;
- soit j'ai des reprises de solde discordantes ; et du coup j'en fais quoi ?
Qu'en pensez-vous ? Est-ce que je me trompe dans mes déductions ?
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JB22
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Posté - 04 mai 2019 : 20:08:32
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"les écritures supprimées concernent des reprises de solde de l'exercice antérieur"
Il n' y a pas d' anomalies.
Il est courant qu' une reprise provisoire des à nouveaux soit faite à la réouverture sans attendre une clôture définitive qui n' interviendra que plusieurs mois après.
Il donc nécessaire qu' après approbation des comptes, des écritures provisoires de reprises soient annulées et remplacer par les soldes définitifs. |
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peko
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Posté - 04 mai 2019 : 20:24:14
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Ca fait quand même huit mois après... Mais soit.
Merci Ă vous. |
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JPM
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Posté - 20 mai 2019 : 08:44:50
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Il me semble qu'une pratique trop fréquente a été omise : celle de passer les à nouveaux le 31 décembre 2018 alors qu'ils sont à la date du 1er janvier 2018.
Il faut que les comptables sachent que l'on peut leur demander à tout moment une " situation " qui ne peut être un bilan exhaustif mais doit quand même être aussi fidèle que possible.
Pour le respect de la procédure d'engagement on tombe néanmoins sur un os. Comment faire apparaître un ordre de service de ravalement pour 200 000 € donné le mois dernier ?
Avant de réformer il faut peaufiner l'existant 
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JB22
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Posté - 20 mai 2019 : 09:20:43
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"Pour le respect de la procédure d'engagement on tombe néanmoins sur un os. Comment faire apparaître un ordre de service de ravalement pour 200 000 € donné le mois dernier ?"
C' est un os, sans moelle Ă ronger...
Je vous ai antérieurement poser la question de la comptabilisation des engagements en général et pas seulement pour un ravalement, j' attends toujours une réponse.
Sur le plan comptable on ne peut passer que des écritures dites pour" ordre", un débit et un crédit de même montant dans des comptes de classe 1 ou 4, en aucun cas dans des comptes de classe 6 ou 7.
Cela entraine la nécessité de contrepasser ces écritures à chaque réalisation d' un "ordre" de service.
A cela s' ajoute le problème de la comptabilisation des engagements à long terme et des abonnements.
En conclusion, beaucoup de travail pour rien, a quoi peut bien servir de connaître que l' on a passé des "ordres de services" pour 12.357.19 € ou pour 21.567.89 € |
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JPM
Modérateur
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Posté - 20 mai 2019 : 11:08:46
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JB 22 : citation: En conclusion, beaucoup de travail pour rien, a quoi peut bien servir de connaître que l' on a passé des "ordres de services" pour 12.357.19 € ou pour 21.567.89 €
Chacun a ses idées sur la question. Les acquéreurs demandent de plus en plus des situations financières plus précises que celles exigées officiellement.
Pendant un bon bout de temps on s'est gaussé de l'engagement juridique. On a eu la merveilleuse réflexion de l'ARC : citation: Heureusement le décret a balayé la loi .
Je fais valoir que l'on trouve l'engagement juridique dans la comptabilité des collectivités territoriales. Ah ! mais c'est du droit public ! Qu'importe ? Dans le droit public 2 + 2 ne font pas 4 ?
Il faut prendre l'essentiel et la dégager des rigueurs du droit public.
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Pratiques comptables 
