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Ce sujet est en lecture seule, AUCUN ENVOI autorisé |
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 Sujet  |
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bru
Contributeur actif
153 message(s)
Statut:
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 Posté - 04 avr. 2012 : 07:51:10
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Bonjour,
Peut on imposer d'avoir les archives des anciens pv d'ag au syndic ou autre et y a t'il une obligation de la copropriété sur ses archives ?
Merci
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Posté - 04 avr. 2012 : 08:35:57
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bru :
Les archives prévues par le statut de la copropriété :
l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié énumère, dans une liste qui n'est qu'indicative, les pièces et documents que doit détenir le syndic, en sa qualité « d'archiviste » de la copropriété ;
ainsi, l'article 33 du décret précité prévoit-il que le syndic détient une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er, à 3 de ce même décret, c'est-à -dire le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes, et leurs actes modificatifs ;
l'article 33 du décret précité prévoit aussi que le syndic détient toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat, et en particulier les registres contenant les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et les pièces annexes ;
les « conventions » prévues par l'article 33 du décret précité correspondent notamment aux contrats de maintenance des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, portes de garage par exemple), aux contrats d'assurance de l'immeuble (responsabilité, incendie, dégât des eaux, dommages-ouvrage le cas échéant), aux contrats de travail des préposés du syndicat (concierge, employé d'immeuble, préposé aux espaces verts par exemple) ;
les « pièces et documents relatifs à l'immeuble et au syndicat », prévus par ce même texte, comprennent notamment la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale de l'immeuble, les statuts de l'union de syndicats ou de l'association syndicale si elles existent, la liste des membres du syndicat, les dossiers relatifs au personnel du syndicat, les dossiers comptables et financiers, les documents d'urbanisme, les documents techniques relatifs à l'immeuble, étant précisé que certains de ces dossiers et documents incluent les conventions mentionnées ci-dessus ;
« les pièces annexes des registres des procès-verbaux des assemblées » comprennent la copie des convocations et les accusés de réception correspondants, la feuille d'émargement lorsque les convocations sont remises contre récépissé et émargement, l'ordre du jour et les documents notifiés en même temps que celui-ci, la feuille de présence, la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception ; |
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Posté - 04 avr. 2012 : 08:42:38
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nn seulement vous pouvez lui imposer, mais il DOIT en avoir l'historique ; cela fait partie des minima à observer lors d'un transfert d'un syndic à un autre.
citation: Article 33
Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.
Il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux.
Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article.
La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic.
en ce qui concerne les documents comptables, l'obligation ne concerne que 10 ans car un proprio ne peut rien réclamer au delà de 10 ans...
un bon conseil syndical devrait aussi avoir la possibilité de stocker un double de tous les PV... au cas où...  |
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Gédehem
Pilier de forums
15985 message(s)
Statut:
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Posté - 04 avr. 2012 : 14:16:26
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Pour tenter d'être complet on doit ajouter au dernier paragraphe du texte rapporté par Philippe :
"les pièces annexes des registres des procès-verbaux des assemblées » comprennent les réserves écrites exprimées en séance annexées au PV concerné, la copie des convocations et les accusés de réception correspondants, la feuille d'émargement lorsque les convocations sont remises contre récépissé et émargement, l'ordre du jour et les documents notifiés en même temps que celui-ci, la feuille de présence et les délégations de pouvoirs/mandats qui lui sont annexés, la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception ; " |
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JPM
Modérateur
8599 message(s)
Statut:
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Posté - 04 avr. 2012 : 15:49:48
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Il faut noter que depuis des lustres les syndicats de copropriétaires sont dotés d'un registre des PV d'assemblées générales. Il y a maintenant des syndicats centenaires qui disposent de tous leurs PV depuis un siècle.
Si la copropriété a été créée en 1952 ce registre (dans la pratiques plusieurs registres successifs) doit comporter tous les PV depuis cette date.
Les rédacteurs des textes récents ignoraient manifestement ce qu'est un registre des PV d'assemblées.
Pour ce que l'on appelle les annexes au procès verbal, il ne peut s'agir que des dossiers d'assemblées qui doivent être conservés soigneusement avec les documents énumérés. Il est dans la pratique impossible d'insérer les annexes dans le régistre.
On peut ajouter que le traitement électronique des dossiers d'assemblées imposait des dispositions réglementaires très strictes relatives à la compatibilité des systèmes utilisés et aux modalités de leur transfert en cas de changement de syndic. Rien n'a été fait à ce propos.
Je continue à rabacher qu'on passe des heures, semaines, mois et années à discuter sur des vétilles (parfois non négligeables), mais qu'on délaisse les questions importantes. C'est un défaut fondamental du consumérisme qui, par ailleurs n'est pas dépourvu de qualités.
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Gédehem
Pilier de forums
15985 message(s)
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Posté - 04 avr. 2012 : 16:00:26
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C'est bien connu : on aime le papier, cela fait sérieux, "professionnel", ....
Sauf que dans bien des cas, nombreux sont ceux qui ne sauront pas quoi faire du "papier" ....
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Posté - 04 avr. 2012 : 17:44:46
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JPM : Pour les archives, rien pour l'instant ne remplace le papier.
Aucun support électronique actuel ne garantie plus de 10 ans sans un effacement DEFINITIF !!!  |
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Posté - 04 avr. 2012 : 17:50:36
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citation: Il faut noter que depuis des lustres les syndicats de copropriétaires sont dotés d'un registre des PV d'assemblées générales. Il y a maintenant des syndicats centenaires qui disposent de tous leurs PV depuis un siècle.
oui à l'époque c'était de véritables registres/livres. Maintenant ce sont des feuilles volantes imprimées qui malheureusement sont oubliées d'être joint dans ce registre, ou avec de l'encre qui s'abime. Quant au support informatique, elle ne peut être sure que si elle est conservée (ET VERIFIEE) en divers endroits, comme les clouds. |
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