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La Commission,
Vu l'article
3 du décret du 14 mars 2005 qui dispose que les charges
constatées pour les opérations courantes mentionnées
à l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 comprennent
les sommes, versées ou à verser, en contrepartie
des fournitures et services dont a bénéficié
le syndicat ;
Vu l'article
8 alinéa 6 du décret du 14 mars 2005 qui dispose
que les excédents ou insuffisances des charges ou produits
sur opérations courantes sont répartis à
l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires
en fonction des quotes-parts afférentes à chaque
lot dans chacune des catégories de .charges ;
Vu l'article
10 de l'arrêté du 14 mars 2005, classe 4 alinéa
10, qui prévoit que le compte 450 « Copropriétaire
individualisé » ou, s'il a été
créé, le sous-compte 450-1 « Copropriétaire
- budget prévisionnel » est débité
du montant des provisions appelées par le crédit
du compte 701 « Provisions sur opérations courantes
» ; que lors des règlements, il est crédité
par le débit du compte de trésorerie ; qu'à
l'arrêté des comptes, il est débité
ou crédité de l'excédent ou de l'insuffisance
sur opérations courantes par la contrepartie du compte
701 ;
Vu l'article
5 de l'arrêté du 14 mars 2005 qui dispose en
son alinéa 2 qu'une procédure de clôture
destinée à figer la chronologie et à
garantir l'intangibilité des enregistrements est mise
en oeuvre à la date d'arrêté des comptes
;
Vu l'article
5 alinéa 2 du décret du 14 mars 2005 qui prévoit
que les comptes sont arrêtés à la date
de clôture de l'exercice ;
Vu l'article
6 de l'arrêté du 14 mars 2005 qui dispose que
la nomenclature des comptes est constituée par la liste
des comptes classés, numérotés et définis
par une terminologie et des règles de fonctionnement
;
1.
Sur l'application des règles de la comptabilité
d'engagement :
Considérant
que l'article 3 du décret du 14 mars 2005 dispose que
les charges constatées pour les opérations courantes
comprennent les sommes, versées ou à verser,
en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié
le syndicat ; que les produits constatés pour les opérations
courantes comprennent les sommes reçues ou à
recevoir de chaque copropriétaire en Vertu de l'obligation
leur incombant, enregistrées à la date d'exigibilité
;
Considérant
que ces dispositions imposent au syndicat des copropriétaires
de tenir une comptabilité d'engagement ;
Recommande
de constater les produits financiers à la date de leur
exigibilité conformément aux dispositions des
articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005 et sous réserve
d'une décision éventuelle et préalable
de l'assemblée générale sur leur affectation
et leur répartition.
2. Sur l'approbation des comptes et la répartition
du solde des charges et des produits de l'exercice :
Considérant
que la répartition du solde des charges et des produits
de l'exercice est effectuée à l'arrêté
des comptes ; qu'il s'agit d'un document préparatoire
et provisoire qui doit nécessairement faire apparaître
la quote-part de chacun des copropriétaires après
la répartition des charges et des produits de l'exercice
;
Considérant
que ce document est destiné à être soumis
aux copropriétaires en vue de leur approbation par
l'assemblée générale ;
Considérant
que la répartition du solde des charges et des produits
de l'exercice est ainsi effectuée à l'arrêté
des comptes, mais sous réserve de son approbation par
l'assemblée générale des copropriétaires
;
Considérant
que ce n'est que l'approbation des comptes qui rendra exigible
les excédents de charges ou de produits de l'exercice
par rapport au budget prévisionnel ;
Rappelle
que seule l'approbation des comptes par l'assemblée
générale donne force à la répartition
des charges et à l'inscription des éventuels
excédents ou insuffisances de charges au débit
ou au crédit du compte individuel de chaque copropriétaire.
3. Sur les créances douteuses ou irrécouvrables
;
Considérant
que le compte 450 enregistre les créances et le cas
échéant les dettes du syndicat à l'encontre
de chacun des copropriétaires ;
Considérant
que le compte 459 est ouvert dès qu'une créance
douteuse est constatée à l'encontre d'un copropriétaire
;
Considérant
que se pose dès lors le problème de la répartition
entre ces deux comptes des écritures lorsqu'un compte
459 est ouvert au nom d'un copropriétaire ;
Rappelle
que le vote relatif à la saisie immobilière
ne préjuge pas du montant de l'adjudication et qu'il
s'agit à ce niveau d'une solution d'attente ; que ce
vote n'emporte pas fixation irrévocable de la somme
pouvant être estimée définitivement irrécouvrable
et qu'il convient d'effectuer trois votes distincts :
- le
premier sur la saisie immobilière, étant précisé
qu'il doit s'agir d'une mesure individuelle et non pas d'une
mesure générale visant des personnes non dénommées
qui se trouveraient dans ce cas déterminé,
- le
deuxième vote sur le montant de la mise à prix,
- et
le troisième sur le montant des sommes estimées
définitivement perdues ;
Recommande, dès lors que le compte 459 est ouvert
au nom d'un copropriétaire lorsque la créance
est décidée douteuse par l'assemblée
générale, que toutes les écritures relatives
à ce copropriétaire soient enregistrées
dans ce compte et non plus dans le compte 450 qui ne sera
ouvert de nouveau que lorsque la situation sera régularisée.
4. Sur les comptes de la classe 12 (solde en attente de travaux
et opérations exceptionnelles) :
Considérant
que l'article 10 de l'arrêté prévoit que
le compte 102 «provisions pour travaux» enregistre
les provisions votées pour financer les travaux décidés
en attendant leur paiement ; qu'il est crédité
par le débit du compte 450 « copropriétaire
individualisé » ; qu'il est débité
par le crédit du compte 702 « provisions pour
travaux » au fur et à mesure de la réalisation
de ces travaux ;
Considérant
que l'article 10 dispose également que le compte 12
reçoit le solde des opérations sur travaux qui
ne peuvent être clôturées en fin d'exercice
;
Considérant
que l'annexe 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 prévoit
une colonne D pour les appels travaux effectués au
cours de l'exercice comptable, une colonne C où le
montant des travaux réalisés doit être
mentionné et une colonne E « Solde en attente
sur travaux » qui est égale à D-C, étant
précisé que ce solde doit correspondre au solde
du compte 12 ;
Considérant
que pour que le compte 12 corresponde à la somme devant
être mentionnée au bas de la colonne E, il doit
nécessairement comprendre les soldes des comptes 102,
702 et 671 « travaux décidés par l'assemblée
générale » et éventuellement 712
à 718 (emprunts, indemnités d'assurance, produits
divers, produits financiers, produits exceptionnels). ,
Recommande
de porter les provisions pour travaux directement dans le
compte 702 sans passer par le compte 102, le solde étant
dans le compte 12 lorsque les travaux sont votés et
leur exécution commencée.
5. Sur les travaux de l'article 14-2 de la loi du 10 luillet
1965 :
Considérant
que l'article 4 du décret du 14 mars 2005 dispose que
les charges constatées pour les travaux et opérations
exceptionnelles comprennent les sommes, versées ou
à verser, pour les travaux prévus par l'article
14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et décidés
par l'assemblée générale des copropriétaires
; que les charges sont à comptabiliser par le syndicat
au fur et à mesure de la réalisation des travaux
ou de la fourniture des prestations
Considérant
que, dès lors que les travaux sont clos définitivement,
ils doivent être répartis à la fin de
l'exercice
Considérant
qu'à défaut de caution bancaire, une retenue
de garantie peut néanmoins subsister ;
Recommande
de porter cette retenue de garantie au compte 462 «
Créditeurs divers » ou de la laisser au compte
fournisseur 401.
6. Sur l'affectation de l'avance travaux au financement
de travaux décidés :
Considérant
que l'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005
prévoit que lorsque les travaux sont décidés
et que leur financement est en partie réalisé
par imputation des sommes figurant en avance au titre de l'article
18 6° alinéa de la loi du 10 juillet 1965 pour
travaux du compte 1032, ce compte 1032 est débité
du montant affecté à ce financement par le crédit
du compte 102 « Provisions pour travaux décidés
» ;
Considérant
qu'une avance travaux peut avoir été faite en
tantièmes généraux, alors que les travaux
peuvent ne concerner que certains copropriétaires,
la répartition devant s'effectuer suivant un nombre
de tantièmes différents.
Recommande
de créditer les copropriétaires en fonction
des tantièmes qui ont servi à l'appel de provisions,
et d'appeler le même montant uniquement sur les copropriétaires
concernés en fonction de la clé de répartition
spéciale.
7. Sur les honoraires du syndic sur travaux :
Considérant
que les honoraires du syndic sur travaux décidés
par l'assemblée générale doivent être
comptabilisés, à l'instar des honoraires sur
travaux pris dans le cadre de la gestion courante ;
Recommande
de porter, conformément à l'article 7 de l'arrêté
du 14 mars 2005, ces honoraires dans le compte 6221 «Honoraires
travaux », sous-compte de 622 «.Autres honoraires
du syndic ».
8. Sur le compte d'attente :
Considérant
que le plan comptable prévoit un compte 47 «
Compte d'attente », ainsi que deux sous-comptes : 471
« Compte en attente d'imputation débiteur »
et 472 « Compte en attente d'imputation créditeur
» ',
Considérant
que les dispositions réglementaires n'ont pas entendu
rendre cette justification « ligne à ligne »
obligatoire en annexe ;
Recommande
que cette justification soit : tenue à disposition
chez le syndic, dans les conditions de l'article 18-1 de la
loi du 10 juillet 1965.
9. Sur les sous-comptes des annexes :
Considérant
que l'article 8 de l'arrêté du 14 mars 2005 dispose
que lorsque les comptes prévus par la nomenclature
dudit arrêté ne suffisent pas au syndicat pour
enregistrer distinctement toutes ses opérations, il
peut ouvrir toute subdivision nécessaire ;
Considérant
que le compte 662 «Autres charges financières
et agios » n'apparaît pas dans l'annexe 2 (compte
de gestion général) ;
Qu'il
doit néanmoins en être fait état dans
ce tableau puisqu'il s'agit d'une charge du syndicat ;
Recommande
que soient ajoutés aux annexes les comptes et sous-comptes
nécessaires prévus par la nomenclature comptable,
les énonciations des tableaux n'étant pas exhaustives.
10. Sur la période transitoire :
Considérant
que les nouvelles dispositions comptables issues du décret
et de l’arrêté du 14 mars 2005 entreront
en vigueur pour les exercices ouverts à compter du
1er janvier 2007 ;
Considérant
que la nouvelle réglementation ne peut avoir pour objet
d’imposer la conformité des écritures comptables
des exercices précédents aux dispositions du
décret et de l’arrêté du 14 mars
2005 ;
Considérant
qu’une période transitoire va s’installer
durant laquelle les écritures antérieures au
premier exercice comptable ouvert à compter de l’entrée
en vigueur des nouvelles dispositions ne pourront pas apparaître
dans les annexes, certaines rubriques ou colonnes ne pouvant
ainsi être renseignées ;
Recommande
de renseigner les rubriques ou colonnes qu’il est possible
de renseigner sans avoir à reconstituer une comptabilité
conforme aux règles comptables spécifiques prévues
par le décret et l’arrêté du 14 mars
2005.
La présente
recommandation annule et remplace la précédente
recommandation n° 6.
----------------------------------------
ANCIEN TEXTE ANNULE ET REMPLACE PAR LE TEXTE CI-DESSUS
Ancien
titre de la recommandation : Recommandation n° 6 relative
à la présentation des comptes de copropriété
La Commission
Considérant que l'article 18 de la loi du 10 juillet
1965 modifié par la loi no 85-1470 du 31 décembre
1985 dispose que le syndic est chargé «... d'établir
le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre
au vote de l'assemblée générale et de
tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée
qui fait apparaître la position de chaque copropriété
à l'égard du syndicat, ainsi que la situation
de trésorerie du syndicat... ».
Considérant
que l'article 11 du décret du 17 mars 1967 dispose
notamment que :
« Sont notifiés au plus tard en même temps
que l'ordre du jour :
1°
lorsque l'assemblée est appelée à approuver
les comptes, le compte des recettes et des dépenses
de l'exercice écoulé, un état des dettes
et des créances et la situation de la trésorerie,
ainsi que, s'il existe un compte bancaire ou postal séparé,
le montant du solde de ce compte ;
2°
le budget prévisionnel accompagné des documents
prévus au 1o ci-dessus, lorsque l'assemblée
est appelée à voter les crédits du prochain
exercice... »
Considérant
que les présentations comptables, par leur trop grande
variété, peuvent être une source de conflit
entre les copropriétaires et le syndic.
Considérant qu'il est nécessaire d'introduire
une plus grande clarté dans leur présentation
;
6.1.
Recommande aux syndics, sur le plan de la terminologie, d'adopter
celle fixée par le règlement de copropriété
; dans le silence ou la contradiction de celui-ci avec les
dispositions légales, d'adopter celle prévue
par la loi.
Il paraît, en outre, nécessaire que les syndics
utilisent pour l'appellation des catégories de charges
une nomenclature minimale commune qui pourrait être
la suivante :
- charges
communes générales ;
- charges communes à un groupe d'immeubles ;
- charges bâtiment ;
- charges cage d'escalier ou d'entrée ;
- charges ascenseur ;
- charges chauffage ;
- charges eau froide ;
- charges eau chaude ;
- charges garage ;
- charges emplacement de stationnement.
Par ailleurs,
il importe que les syndics respectent, d'un exercice à
l'autre, la terminologie et la présentation des comptes
qu'ils ont adoptés pour chaque copropriété.
6.2.
Recommande aux syndics, sur le plan de la méthodologie,
lors de la notification du compte des recettes et dépenses
de l'exercice écoulé, de joindre une notice
explicative de la présentation comptable utilisée.
6.3.
Propose aux syndics, pour l'élaboration de l'état
des dettes et des créances, et la présentation
de la situation de la trésorerie, deux tableaux figurant
ci-après auxquels ils pourront se référer.
6.3.1
Recommande aux syndics de n'utiliser la rubrique « divers
» que pour les dettes et créances ne pouvant
figurer sous aucune autre rubrique spécifique.
6.4.
Rappelle aux syndics qu'ils ont l'obligation d'établir
le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre
au vote de l'assemblée générale à
voter les crédits du prochain exercice.
Recommande aux syndics, à cette fin, de procéder
à un récapitulatif annuel des comptes lorsque
ceux-ci sont présentés trimestriellement ou
semestriellement.
Situation
de trésorerie au :
État
des dettes et des créances au :
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