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I - ETABLISSEMENT DE L'ORDRE DU JOUR
Vu les
articles 18 et 18-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet
1965 modifiée fixant le statut de la copropriété
des immeubles bâtis et les articles 9 et 10 du décret
n° 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration
publique pour l'application de ladite loi .
La Commission,
•
Sur le contenu
Constate
que parfois l'ordre du jour des assemblées générales
n'est pas établi en concertation avec le conseil syndical
;
Rappelle
que, sous réserve, des articles 8, 47 et 50 du décret
du 17 mars 1967 précité, le syndic établit
la convocation de l'assemblée générale
qui contient l'ordre du jour ;
Que la
possibilité donnée à tout copropriétaire
ou au conseil syndical de demander l'inscription d'une ou
plusieurs questions à l'ordre du jour dans les six
jours de la réception de la convocation tel que le
prévoyait l'ancien article 10 est supprimé ;
Que les
copropriétaires peuvent désormais, dans les
conditions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967
dans sa nouvelle rédaction, demander l'inscription
d'une question à l'ordre du jour de l'assemblée
générale ;
Qu'il
est obligatoire de porter à l'ordre du jour, d'une
part, toutes les questions nécessitant une décision
ou une autorisation de l'assemblée générale,
telles que celles mentionnées au paragraphe I de l'article
11 du décret et, d'autre part, celles qui sont à
l'initiative du syndic, à celle du conseil syndical
ou de tout copropriétaire en ayant notifié la
demande.
Que l'absence
d'une autorisation de l'assemblée générale
donnée au syndic pour accomplir certains actes ou procédures,
au nom du syndicat, est de nature à en entraîner
la nullité.
Que l'article
9, alinéa 1er' du décret du 17 mars 1967, exige
impérativement la mention des modalités de consultation
des pièces justificatives des charges, ainsi qu'il
est prévu à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet
1965.
Recommande au syndic, ainsi qu'il est dit dans la recommandation
n° 13, pour un bon fonctionnement du syndicat :
- d'associer
le conseil syndical à l'établissement de l'ordre
du jour de l'assemblée générale et de
veiller à ce que les questions notifiées dans
les conditions de l'article 10 soient prises en compte.
- Que
les questions soumises au vote de l'assemblée générale
soient classées par ordre d'importance décroissante.
II -
QUESTIONS A L'INITIATIVE DES COPROPRIETAIRES
La Commission,
Constate
:
•
qu'il est quelquefois proposé à l'assemblée
générale des copropriétaires de fixer
une date avant laquelle doivent être notifiées
au syndic toutes les questions dont il est demandé
qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée
générale et ce, parfois plusieurs mois avant
la tenue de cette assemblée.
Rappelle
:
•
que l'article 10 susvisé précise que la demande
d'inscription d'une question à l'ordre du jour peut
intervenir à tout moment au cours de l'année
;
•
que ce texte n'impose aux copropriétaires aucune période
ou aucune date limite pour notifier par lettre recommandée
avec avis de réception au syndic, une demande d'inscription
d'une question à l'ordre du jour ;
•
que néanmoins, la notification de la question à
inscrire à l'ordre du jour doit intervenir suffisamment
tôt pour que le syndic puisse l'inscrire ;
•
que le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de
l'inscription quand bien même les documents nécessaires
à une décision valide n'auraient pas été
joints à la demande d'inscription
Recommande au Syndic :
•
de ne pas proposer au vote une date limite d'envoi des questions
à inscrire à l'ordre du Jour;
•
de retenir toutes les questions ayant été notifiées
depuis la dernière assemblée générale
pour les inscrire à l'ordre du jour de la prochaine
assemblée ;
•
d'appeler l'attention du demandeur lorsque la question ne
peut prospérer pour quelques motifs que ce soit ;
•
de différer l'inscription à l'ordre du jour
de l'assemblée suivante seulement à partir du
moment où la demande lui parvient alors que les convocations
ont été établies et sont prêtes
à être envoyées.
III - LIBELLE DES QUESTIONS
La Commission,
Vu les
articles 9,10,11,13,17 alinéa 2 et 21 du décret
du 17 mars 1967 ;
Constate
:
•
que les convocations ne contiennent pas toujours ni toutes
les questions ayant un caractère obligatoire, ni tous
les documents et projets de résolution devant être
annexés,
•
que la distinction entre l'intitulé de la question
et le projet de résolution, s'il est obligatoire, n'est
pas toujours perçue,
•
que la formulation imprécise de l'intitulé de
la question et de la question elle-même laisse planer
un doute sur leur finalité, simple information des
copropriétaires ou projet de résolution pour
décision de l'assemblée générale,
•
que la rubrique « questions diverses » est utilisée
abusivement ;
Rappelle au Syndic :
•
qu'une décision doit comprendre deux éléments
une résolution relative à une question inscrite
à l'ordre du jour et un vote sur cette question ;
•
qu'il convient, en conséquence, d'être particulièrement
attentif à l'intitulé des questions et à
celle des projets de résolution ;
•
que les projets de résolution, même lorsqu'ils
ne sont pas obligatoires, sont néanmoins utiles à
la clarté des débats et à la rédaction
du procès-verbal de l'assemblée générale
;
Recommande
aux rédacteurs des convocations :
•
de respecter la distinction à opérer entre l'intitulé
de la question portée à l'ordre du jour et les
projets de résolution obligatoires ou utiles ;
•
de libeller les questions de manière aussi précise
que possible en évitant les formules vagues ou équivoques
telles « problèmes des parties communes »,
« sécurité de l'immeuble », «
travaux de couverture » ou « autorisation d'engager
une procédure », qui constituent l'intitulé
d'une question et non le projet de résolution ;
•
de ne porter à l'ordre du jour que les questions nécessitant
un vote de l'assemblée générale devant
constituer une décision ;
•
de prévoir, pour toutes les questions nécessitant
un vote de l'assemblée générale, un projet
de résolution, même s'il n'est pas imposé
par l'article 11, afin de circonscrire et de clarifier la
discussion et faciliter la rédaction du procès-verbal
;
•
d'éviter, autant que faire se peut, de rédiger
les projets de résolution sous la forme négative,
de façon à faciliter une décision dénuée
de toute ambiguïté ;
•
d'annexer les différents documents imposés par
le décret de 1967, en distinguant, d'une part, ceux
nécessaires à la validité de la décision,
et, d'autre part, ceux donnés à titre d'information
;
•
de séparer les questions soumises à la délibération
de l'assemblée générale de manière
à assurer la clarté des votes ;
•
de ne pas porter à l'ordre du jour des « questions
diverses » qui ne peuvent donner lieu à une décision
de l'assemblée générale ; que toutefois
rien ne s'oppose à ce que des « questions »
non inscrites à l'ordre du jour fassent l'objet d'échanges
de vues, notamment dans la perspective de leur inscription
à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée
générale ou pour obtenir un avis sur les questions
relevant des seuls pouvoirs du syndic.
•
de rappeler que les « questions diverses » qui
seraient abordées lors de l'assemblée générale
ne peuvent constituer que des informations ou des demandes
de devis en vue d'être soumis à une prochaine
assemblée, ou des études d'une question particulière
mais ne peuvent en aucun cas donner lieu à un vote
décisoire.
Que, toutefois, si cette étude nécessitait d'engager
des dépenses, celle-ci doit être inscrite à
l'ordre du jour avec fixation d'une somme maximale ;
Que lorsqu'il
est envisagé une délégation de pouvoir
pour prendre une décision visée à l'article
24 de la loi du 10 juillet 1965, il y a lieu qu'elle soit
portée à l'ordre du jour avec un projet de résolution,
le vote de cette délégation se faisant à
la majorité de l'article 25 et la cas échéant
de l'article 25-1 ;
La présente
recommandation annule et remplace la précédente
recommandation n°2.
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ANCIEN TEXTE ANNULE ET REMPLACE PAR LE TEXTE CI-DESSUS
Ancien
titre : Recommandation n° 2 relative aux délais
de la convocation à l'ordre du jour complémentaire
à la délégation du droit de vote à
un mandataire
2.1.
Recommandation relative aux délais de la convocation
et à la notification d'un ordre du jour complémentaire
2.1.1.
La Commission :
Vu l'article 9, alinéa 2 du décret no 67-223
du 17 mars 1967 aux termes duquel :
Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins
quinze jours avant la date de la réunion, à
moins que le règlement de copropriété
n'ait prévu un délai plus long ;
Recommande de prévoir, pour l'envoi des convocations
par lettre recommandée avec demande d'avis de réception,
un délai excédant assez largement le délai
minimum afin de tenir compte des règles de sa computation
qui en fixent le point de départ le lendemain du jour
de la première présentation de la lettre.
Vu l'article
10 du même décret qui dispose que dans les six
jours de la convocation un ou plusieurs copropriétaires
ou le conseil syndical, s'il en existe un, notifient à
la personne qui a convoqué l'assemblée les questions
dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour.
Ladite personne notifie aux membres de l'assemblée
générale un état de ces questions cinq
jours au moins avant la date de cette réunion.
Rappelle
que la possibilité ainsi ouverte de notifier un ordre
du jour complémentaire constitue une utile protection
des copropriétaires minoritaires et est de nature à
prévenir les abus de majorité ;
Recommande
aux copropriétaires de faire connaître au syndic
les questions qu'ils souhaitent voir porter à l'ordre
du jour, sans pour autant attendre la convocation de l'assemblée
générale.
Rappelle
également, afin que l'assemblée générale
puisse se prononcer valablement, qu'il appartient aux copropriétaires
de joindre à l'ordre du jour qu'ils proposent, les
documents dont la notification est prévue par les textes.
Précise
que les termes « dans les six jours de la convocation
» dont fait usage cet article du décret signifient
que le point de départ du délai se situe le
lendemain du jour de la première présentation
de la convocation.
2.2. Recommandation relative à la délégation
du droit de vote à un mandataire
2.2.1.
La Commission :
Vu l'article 22 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965, en
son alinéa 3, modifié par la loi no 85-1470
du 31 décembre 1985, aux termes duquel :
Tout
copropriétaire peut déléguer son droit
de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non
membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus
de trois délégations de vote. Toutefois un mandataire
peut recevoir plus de trois délégations de vote
si le total des voix dont il dispose lui-même et de
celle de ses mandants n'excède pas 5 % des voix du
syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois
délégations de vote s'il participe à
l'assemblée générale d'un syndicat principal
et si tous ses mandants appartiennent à un même
syndicat secondaire.
et son alinéa 4 aux termes duquel :
Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent
présider l'assemblée ni recevoir mandat pour
représenter un copropriétaire.
Rappelle
:
- que le pouvoir ne soit pas conféré au syndic.
Et recommande
:
- que le pouvoir soit, dans toute la mesure du possible, nominatif
;
- qu'à défaut, le pouvoir donné en blanc,
soit remis au président du conseil syndical ou au président
de l'assemblée.
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