L’arrêté du 02 juillet 2020 pris pour l'application de l'article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, modifié par l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis, définit le modèle de formulaire de vote par correspondance (1).

Le formulaire de vote par correspondance doit être joint à la convocation et réceptionné par le syndic au moins trois jours francs avant la date de réunion de l’Assemblée Générale. S’il est adressé au syndic par courrier électronique, il est présumé réceptionné à la date d’envoi.

Le formulaire peut être adapté et complété sans qu'aucune des mentions du modèle ne puisse être supprimée. Il comporte, de façon impérative :
- l’identité et l’adresse du copropriétaire, associé ou mandataire votant,
- les coordonnées du syndic et la date limite à laquelle le formulaire doit être adressé,
- l’objet de chaque question inscrite à l’ordre du jour ainsi que les intentions de vote du copropriétaire (pour / contre / abstention).

Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. A priori, si le terme de "défaillant" est pris au pied de la lettre, le copropriétaire ayant votée favorablement à une résolution "amendée" doit donc être considéré comme absent pour cette résolution, et être notifié du procès-verbal comme s'il avait été absent à l'ensemble de l'assemblée. Il peut en conséquence contester la décision prise sans son vote. En effet, ce terme fait référence au 2ème alinéa de l'article 42 de la loi qui ouvre la possibilité de contestation des décisions d'assemblées aux "opposants" aux décisions et aux "défaillants", c'est à dire aux absents.

La feuille de présence de l'assemblée doit désormais indiquer les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :
- présent physiquement ou représenté ;
- participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ;
- ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Au moment du vote, le formulaire de vote par correspondance n'est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire est présent à l'assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle a été établi ou reçu le formulaire de vote par correspondance ou le mandat avec délégation de vote, y compris en cas de délégation de vote sans désignation d'un mandataire.

Le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision, qui se sont abstenus, ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en application du deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.


(1) formulaire-type de vote par correspondance

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