Décision par laquelle l’assemblée générale des copropriétaires accepte les comptes du syndicat des copropriétaires tels qu’établis par le syndic. Cette décision est prise par les copropriétaires au vu des documents que l’article 11 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 impose de notifier au plus tard en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée.

L’approbation des comptes par l’assemblée est une reconnaissance de sincérité et d’exactitude des comptes présentés par rapport aux documents et justificatifs mis à la disposition des copropriétaires pour s’en assurer. Il incombe bien entendu à ces derniers d’en prendre réellement connaissance et d’effectuer les diligences normalement nécessaires, ou de les déléguer à un professionnel qualifié, expert comptable ou commissaire aux comptes. Bien évidemment, elle ne prive pas la copropriété de recours pour toute erreur, irrégularité ou malversation qui n’aurait pu normalement être détectée à partir des documents fournis.

Elle est l'acte par lequel la comptabilité du syndic est rendue opposable aux copropriétaires.

L’approbation des comptes ne doit être refusée que pour motifs légitimes après vérification rigoureuse ayant révélé des erreurs sinon des irrégularités ; si celles-ci sont peu nombreuses, bénignes et non significatives par rapport au montant global des charges, elle peut être donnée avec réserves mentionnées explicitement, avec indication précise de la nature, du sens et du montant des rectifications visées, dans la résolution adoptée par l’assemblée.

Le refus d’approbation « de mauvaise humeur » ou protestataire est doublement pénalisant pour la copropriété : il fait « désordre » vis à vis de l’extérieur et notamment les éventuels acquéreurs de lots, et il prive le syndicat des copropriétaires de la possibilité de procéder au recouvrement des charges s’il y a des arriérés !

L’approbation des comptes est en effet nécessaire au syndic pour l’habiliter à réclamer aux copropriétaires un éventuel dépassement des charges par rapport au budget et même de façon générale à justifier les écritures de régularisation des charges de l’exercice dans le cadre d’une procédure de recouvrement devant le tribunal.

L’article 45-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 précise que "l'approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires", ce qui avait déjà été largement établi par la jurisprudence. Elle ne porte donc que sur les comptes globaux du syndicat et n’emporte pas notamment approbation des répartitions effectuées qui peuvent toujours être contestées par les copropriétaires, même après approbation des comptes par l'assemblée.

L’approbation des comptes est souvent associée au quitus, parfois même dans une seule et même résolution, ce qui est incorrect et constitue une cause de nullité de la résolution ; de surcroît, les deux décisions n’ont en fait pas du tout la même portée et leur confusion conduit à refuser l’approbation des comptes, avec les conséquences négatives mentionnées et alors même qu’il n’existe aucun doute sur leur sincérité et exactitude, en réalité pour des motifs relevant de l’appréciation des décisions de gestion du syndic et souvent du conseil syndical…

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