En amont des dispositifs existants pour les copropriétés en difficulté, il existe une procédure préventive permettant de traiter à temps des difficultés avant qu'elles ne deviennent irrémédiables : La demande de désignation d'un mandataire ad hoc. La nomination d’un mandataire ad hoc s’effectue sans dessaisissement ou substitution aux organes de décision et de gestion du syndicat.

Instaurée par la loi "Boutin" de mobilisation pour le logement et la lutte contre l’exclusion du 25 mars 2009, qui a créé les articles 29-1 A et 29-1 B de la loi du 10 juillet 1965, cette procédure doit être déclenchée par le syndic dès que les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles au titre des charges courantes et des travaux à la clôture des comptes (les sommes devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l'exercice ne sont pas prises en compte dans le seuil d'impayés).

Le syndic doit informer le conseil syndical de cette situation en adressant à chacun de ses membres, sans délai, l'état des impayés avant répartition à la date de la clôture de l'exercice comptable et saisir, sur requête accompagnée des pièces de nature à justifier la demande, le président du tribunal de grande instance (TGI) du lieu de situation de l'immeuble, d'une demande de désignation d'un mandataire ad hoc; s'il ne le fait pas dans un délai d'un mois à compter de la clôture des comptes, le président du TGI peut être saisi en référé d'une même demande par des copropriétaires représentant ensemble au moins 15% des voix du syndicat, ou par un créancier lorsque les factures d'abonnement et de fourniture d'eau ou d'énergie ou les factures de travaux, votés par l'assemblée générale et exécutés, restent impayées depuis six mois et si le créancier a adressé au syndic un commandement de payer resté infructueux.

De surcroît, dans ces cas, le préfet, le maire ou le président de l'EPCI (en cas d'intercommunalité) sont informés de la saisine par le ou les demandeurs par l'envoi d'une copie de la requête ou de l'assignation.

Une fois le mandataire ad hoc désigné, celui-ci informe sans délai les copropriétaires en leur remettant copie de la décision le nommant, soit contre émargement, soit en courrier recommandé avec accusé de réception.

Le mandataire ad hoc doit dans un délai de trois mois renouvelable une fois par décision du président du tribunal de grande instance, adresser au président du tribunal de grande instance un rapport présentant l'analyse de la situation financière du syndicat des copropriétaires et de l'état de l'immeuble, les préconisations faites pour rétablir l'équilibre financier du syndicat et, le cas échéant, assurer la sécurité de l'immeuble. Il doit également rendre compte du résultat des actions de médiation ou de négociation qu'il aura éventuellement menées avec les parties en cause.

Le greffe du tribunal de grande instance adresse ce rapport au syndic, au conseil syndical, au maire de la commune où est implanté l'immeuble, le cas échéant au président de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat, ainsi qu'au représentant de l'Etat dans le département.

Le syndic informe les copropriétaires qu'ils peuvent prendre connaissance du rapport du mandataire ad hoc. Une copie de tout ou partie du rapport est adressée par le syndic aux copropriétaires qui en font la demande, aux frais de ces derniers.

Le syndic inscrit à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport.


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