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MIBA
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 Posté - 21 oct. 2015 : 13:22:25
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Bonjour,
Récent membre d'un conseil syndical, je m'interroge sur la déclinaison concrète de l'obligation légale d'un syndic professionnel de tenir une comptabilité d'engagement. En effet, mes recherches sur le forum sur ce sujet se sont avérées plutôt infructueuses.
Je m'explique :
- j'ai compris qu'il est obligatoire de passer en comptabilité du syndicat toute dépense future dès que celle-ci est engagée ( ordre de service du syndic) sans attendre l'arrivée de la facture du fournisseur,
- ayant constaté que le syndic passe couramment en comptabilité les dépenses à réception de facture, j'en ai fait la remarque à notre syndic.
- sa réponse est la suivante : concernant les contrats, il veille à ce que les dépenses associées tombent sur le bon exercice ( et c'est vrai), par contre pour des " petites dépenses" en particulier les dépannages, il m'explique que ne connaissant pas nécessairement le montant exact des factures, cela complique beaucoup et n'apporte pas beaucoup en terme de lisibilité du budget part le conseil syndical et les copropriétaires. Il préfère en fin d'exercice faire des relances des fournisseurs en retard de facturation, même si cet exercice est peu plaisant et pas toujours ( loin s'en faut) couronné de succès.Et pour les facturations finalement en retard, les budgéter sur l'exercice suivant.
Pouvez-vous m'indiquer si vos syndics font de véritables comptabilités d'engagement pour la totalité des dépenses tout au long de l'année ou s'il prennent des libertés avec la loi ( comme le notre) ? Y a t'il une tolérance admise par les pouvoirs publics ? Y a t'il une jurisprudence sur le sujet ?
Merci d'avance de vos retours et commentaires.
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andre78fr
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 Posté - 21 oct. 2015 : 13:46:34
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C'est tout à fait normal de passer les opérations en comptabilité à partir des factures.
Les recommandations de JPM qui pense que la copropriété fonctionne comme une administration publique doivent être prises avec beaucoup de précautions.
Arrêté du 14 mars 2015
401 - Factures parvenues (et non OS envoyés....)
citation: Le compte 401 est crédité du montant des factures, mémoires, situations, parvenus avant la clôture de l’exercice, par le débit des comptes de charges concernés.
Art. 4. - Tout enregistrement comptable comporte un libellé permettant une identification de la pièce justificative qui l’appuie, notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l’appel de fonds et son objet
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nefer
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 2
Posté - 21 oct. 2015 : 13:55:43
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comment voulez vous qu'un syndic, qui passe un ordre de service pour un dépannage, connaisse le montant de la facture avant l'intervention du prestataire ? |
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MIBA
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3
Posté - 21 oct. 2015 : 14:13:14
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OK dans le cas d'un dépannage.
Mais dans le cas de prestation avec devis préalable ? |
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Louis92
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4
Posté - 21 oct. 2015 : 14:21:59
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En fait, il y a 2 cas de travaux d'entretien ou de réparation à considérer :
- ceux peu conséquents comme par exemple 1 heure de main d'oeuvre, le déplacement, des pièces de moins de 100 € en tout : le syndic attend la facture pour comptabiliser l'engagement,
- ceux plus conséquents pour lequel le syndic doit obtenir un devis (et le soumettre au CS) : la charge est donc connue à l'avance et doit être comptabilisée dès l'envoi de l'OS pour l'exercice en cours et ceci à la demande du CS si ce n'est pas fait par défaut par le syndic, les sommes nécessaires (en cas de déficit d'exercice) seront ainsi disponibles dès la répartition de l'exercice.
Cdlt. Louis92.
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andre78fr
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5
Posté - 21 oct. 2015 : 14:27:35
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Le fait générateur c'est la facture, c'est le seul document officiel qui répond à un ensemble d'obligations et de mentions obligatoires et qui engage la responsabilité de celui qui l'émet. Sur certaines opérations en fin d'exercice on utilise des mécanismes et des comptes comptables comme 408 - Factures non parvenus ou 486 - Charges constatées d'avance.
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JPM
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6
Posté - 21 oct. 2015 : 15:57:46
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Je passe rapidement mais je vais revenir 
Je rappelle simplement que le Professeur Giverdon avec une éminente magistrate de la Chancellerie ont commenté le texte en écrivant l'engagement juridique c'est l'ordre de service
Je rappelle aussi que depuis cette réforme la loi de 1965 et l'article 14-3 lui même ont été modifiés à plusieurs reprises sans que l'on retire la notion d'engagement juridique.
Il est vrai que ce mécanisme est maintenant celui des communautés urbaines mais vous n'aurez pas manqué de constater qu'on trouve un parfum identique avec la loi ALUR qui renvoie les recours disciplinaires des syndics devant la jurisprudence administrative.
Il faut savoir lire entre les lignes.
Ceci étant, pas la peine d'engager les demandes de dépannage
A tout à l'heure.
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JB22
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Posté - 21 oct. 2015 : 16:20:40
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Je suis entièrement d' accord avec André 78: Le fait générateur c'est la facture,, c' est celui qui est retenue par toutes les entreprises, où les enjeux et les intérêts sont bien plus importants que dans un syndicat de copropriété.
Quel serait l' intérêt de la conception de J.P.M., pour les copropriétaires.
On peut regretter l' ajout du mot "juridique", tous les intéressés reconnaissent, y compris J.P.M., que le décret comptable est mal conçu et qu' il aurait besoin d' être revu, mais on ne voit rien venir. |
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andre78fr
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8
Posté - 21 oct. 2015 : 16:52:07
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En fait la question de la date est surtout importante en comptabilité commerciale car il y a des enjeux et des montants très importants du fait de la TVA.
L'administration fiscale est très attentive et distingue notamment la TVA sur les débits (facture) et la TVA sur les encaissements (paiement). En théorie on distingue aussi les biens et les services, la destination (France, Dom-Tom, UE, reste du monde...) et c'est très compliqué :-(
Sur ces questions de TVA, en dehors du client final qui la paye in fine, elle va être déductible pour l'acheteur et collectée (à payer) pour le vendeur ; il y a déjà de très nombreuses difficultés (et fraudes) mais tout le monde conviendra qu'il vaut mieux que ce soit la date de la facture qui soit utilisée des deux côtés, dans les achats pour celui qui déduit et dans les ventes pour celui qui collecte.
Demander aux copropriétés de passer à la partie double et à l'engagement c'était surtout de sortir des vieux systèmes recettes / dépenses où les opérations n'étaient enregistrées qu'au moment où elles étaient encaissées ou décaissées ; on sépare aujourd'hui la naissance d'une dette (facture) ou d'une créance (exigibilité d'un appel) et les dates des règlements ou de l'encaissement et c'est très bien ainsi ; les comptes de bilan donnent une vision patrimoniale (transitoire pour faire plaisir à ...) qui intègrent les comptes de tiers, les créances et les dettes.
Maintenant, si des travaux sont votés à l'AG du mois de juin, que l'OS (ou contrat, bon de commande...) est signé en octobre mais que les travaux débutent en novembre, se terminent en janvier et que la facture est datée du mois de février c'est bien la date de la facture (et le montant définitif avec tous les imprévus) qui servira à l'enregistrement, c'est bien le prestataire qui va dire combien on lui doit par rapport au travail réalisé et non pas le commanditaire qui fait un OS en imposant un prix (encore une fois ça fonctionne ainsi dans les administrations pour certaines opérations).
Franchement, c'est bien un problème de théorie et de pratique mais je peux vous assurer qu'un grand nombre de syndics bénévoles avec qui je travaille ne savent même pas ce qu'est un ordre de service !
Voilà pour moi !!!
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JPM
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Posté - 21 oct. 2015 : 17:37:56
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Quelle conception de JPM ?
Il y a un texte : l'article 14-3 : " les charges et les produits du syndicat sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement. "
Ce texte ajoute que les articles 1 à 5 de la loi n° 98-261 du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable ne sont pas applicables aux syndicats de copropriétaires
Un premier projet de décret comptable appliquait pleinement la procédure d'engagement juridique. Il a été approuvé par le CNC mais n'a finalement pas été retenu. Il a fallu deux ou trois ans pour en avoir un autre non soumis au CNC, qui applique partiellement l'engagement juridique.
Si quelqu'un a une autre définition de l'engagement juridique que celle des concepteurs à fournir, il sera le bienvenu.
Je ne connais pour ma part que des gens qui l'admettent mais critiquent son emploi pour la comptabilité des syndicats de copropriétaires. Ils l'estiment trop lourde.
Les auteurs du décret comptable n'ont pas cru devoir faire paraître les emprunts dans la comptabilité du syndicat 
et l'on prétend informer les acquéreurs en leur fournissant un état financier vieux de 6, 12 voire 15 mois !
Il est vrai qu'il fait 5 Ã 8 pages. Cela compense.
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JPM
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Posté - 21 oct. 2015 : 17:47:27
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andre78fr
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Posté - 21 oct. 2015 : 18:14:55
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Le problème de JPM en une citation :
citation: Le décret et l’arrêté du 14 mars 2005 ne respectent pas le cadre législatif. |
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JB22
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Posté - 21 oct. 2015 : 18:42:01
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Sur le site de J.P.M:
"Elle a pour but, au profit des copropriétaires et notamment du conseil syndical, de disposer à tout moment d’un état des dettes et créances et connaître ainsi la situation effective de trésorerie."
Un ordre de service n' a pas d' effet sur la trésorerie.
Il n' y a pas d' effet sur la trésorerie tant qu'une facture n' est pas payée.
Suivant la position de J.P.M. toutes les entreprises présentent des situations de trésorerie erronées !
Les syndics ont compris l' engagement juridique comme l' abandon de la comptabilité de trésorerie pour une comptabilité dés la naissance effective de la dette, qui est la facture, et non plus au moment du paiement, en pratiquant comme pour leur propre comptabilité.
Ayant cette conception de l' engagement, ils n' avaient aucune raison de demander une rectification du décret sur ce point.
Pour les produits, ceux-ci sont comptabilisés à la date d' exigibilité, il ne peut y avoir de "préjudice à prouver". |
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JPM
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Posté - 21 oct. 2015 : 23:45:11
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La phrase " "Elle a pour but, au profit des copropriétaires et notamment du conseil syndical, de disposer à tout moment d’un état des dettes et créances et connaître ainsi la situation effective de trésorerie."
est extraite du rapport de M. Patrick Rimbert au nom de la commission de la production et des échanges en première lecture du projet de loi SRU à l'assemblée nationale.
A l'époque la très grande majorité des copropriétés était dépourvue de comptes bancaires séparés. Les syndicats ne disposaient pas d'une trésorerie physiquement contrôlable, mais seulement d'une créance sur montant global du compte unique du syndic.
Le montant de cette créance, soit la trésorerie du syndicat, n'était déterminé que par la différence entre le total des dettes et celui des créances. Cela reste vrai encore maintenant.
Par ailleurs M Rimbert a déposé un amendement n° 214 tendant " à substituer aux mots engagement juridique les mots acceptation du devis ou, en cas d'absence de devis préalable, dès réception de la facture "
Cet amendement a été adopté en première lecture par l'Assemblée nationale mais finalement c'est l'engagement juridique qui a été maintenu dans le texte définitif de la loi.
l'acceptation du devis n'était rien d'autre qu'un ordre de service et le recours à la réception de la facture n'était envisagé qu'en l'absence de devis ou d'ordre de service.
C'est sans doute la solution raisonnable qui pourrait être adoptée, comme je l'ai indiqué, pour les interventions courantes par opposition aux contrats et chantiers importants.
Quoiqu'il en soit il n'est pas douteux que le législateur a bien maintenu l'engagement juridique au terme de la navette et qu'il ne s'agit pas d'une rédaction un peu fantaisiste.
Je vous le montrerai avec la suite des travaux parlementaires.
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Édité par - JPM le 21 oct. 2015 23:46:14 |
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Posté - 22 oct. 2015 : 07:49:10
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On peut polémiquer à l'infini sur la notion d'engagement juridique, vu que cette notion n'existe en comptabilité que pour le hors bilan. Ce qui compte, c'est le fait générateur d'une charge : c'est la livraison d'un bien commandé ou la délivrance d'une prestation commandée. La facture est le support commode de la matérialisation de ce fait générateur, mais ce n'est qu'une commodité pratique. En fin d'exercice, les livraisons et les prestations délivrées non facturées au moment de la clôture doivent être comptabilisées.
Par contre, la commande d'un bien ou d'une prestation n'est pas le fait générateur d'une charge mais d'un engagement de payer SI et seulement SI le fournisseur honore la commande. IL n'y a aucune dette en contrepartie jusqu'à l'établissement de la facture, qui matérialise le fait que le fournisseur constate une créance. Lorsqu'une charge est comptabilisée en fin d'année faute de facture, la contrepartie n'est pas une dette mais une "charge à payer", c'est à dire une dette non actée.
Gardons-nous bien sur les sujets comptables de nous référer à l'avis de juristes éminents tels ceux cités, aussi "pointus" soient-ils en droit de la copropriété, car la comptabilité n'est pas leur fort, et sur ce plan leur analyse ne vaut pas plus qu'une autre. Ceux qui ne savent rien en savent toujours autant que ceux qui n'en savent pas plus qu'eux disait Pierre Dac ...
Rappelons-nous que ce terme d' "engagement juridique" visait surtout à enterrer la comptabilité de trésorerie que d'éminents juristes considéraient à l'époque comme la seule légale. Il ne faut pas imaginer que le "législateur", c'est à dire quelques dizaines de députés en chai et en os qui se sont collés à la loi SRU aient prçu ne serait-ce qu'une once de la subtilité des implications de ce terme, et l'amateurisme de l'amendement de M.Rimbert en témoigne !
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JB22
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Posté - 22 oct. 2015 : 09:23:42
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De rédaction Universimmo:
"Lorsqu'une charge est comptabilisée en fin d'année faute de facture, la contrepartie n'est pas une dette mais une "charge à payer", c'est à dire une dette non actée."
Entièrement d' accord.
Si donc on veut comptabiliser l' engagement juridique on ne peut pas créditer un compte "Fournisseur" mais un compte de classe 4 "Fournisseur, commandes en cours" on ne peut pas non plus débiter un "compte de charges" tant que la prestation n' est pas effective, dans ce cas on ne peut débiter qu' un compte d' attente, classe 4, "Commandes en cours".
Ecritures qu' il faudra contrepasser à chaque réception de facture...
Donc des débits et des crédits de même montant, donc sans intérêt pour les copropriétaires. |
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JPM
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Posté - 22 oct. 2015 : 11:12:02
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En première lecture au Sénat le rapport de la Commission des lois est ainsi conçu au sujet de l'article 14-3 futur de la loi de 1965 (article 30 du projet de loi SRU) :
" Le second alinéa de l'article 14-3 propose de transformer le compte des recettes et dépenses, qui ne prend actuellement en compte que les charges réellement payées et les recettes réellement encaissées, en véritable compte de résultat ou compte d'exploitation générale retraçant les charges d'un exercice, qu'elles aient été réglées ou non, et les appels de fonds, qu'ils aient été encaissés ou non. Il prévoit la tenue de ce document " au fil de l'eau ", c'est-à -dire au fur et à mesure de l'intervention de l'exigibilité des charges et produits, non de leur règlement. Il s'agit de faire de la comptabilité des copropriétés, qui correspond aujourd'hui à une simple comptabilité de trésorerie, une véritable comptabilité d'engagement.
"L'Assemblée nationale a introduit sur cet alinéa une précision : concernant la date d'enregistrement des charges et produits : elle a supprimé la référence à leur " engagement juridique " pour distinguer selon qu'un devis aura ou non été fourni. Elle a prévu l'enregistrement " dès acceptation du devis ou, en cas d'absence de devis préalable, dès réception de la facture ".
"Or, il paraît préférable de revenir à une notion générique d'engagement car une démarche énumérative expose au risque d'oublier des hypothèses. Ainsi la formule retenue par l'Assemblée nationale n'inclut-elle pas le cas où une charge résulte directement de la passation d'un marché. En outre, l'expression " dès acceptation du devis " n'indique pas s'il s'agit de l'acceptation résultant de l'adoption du devis par une délibération de l'assemblée générale ou de la signature du devis par le syndic mandaté par le syndicat. De même, ce n'est pas la réception de la facture qui vaut engagement de la dépense mais la passation de la commande au fournisseur.
" Votre commission vous soumet sur ce point un amendement de clarification. "
Cet amendement rétablissant l'engagement juridique a été adopté par le Sénat. Il subsiste tel que dans le texte actuel.
Il est donc incontestable que le législateur a éliminé la réception de la facture comme génératrice de l'engagement juridique.
C'est la passation de la commande au fournisseur qui génère l'engagement juridique.
Universimmo écrit ; citation: On peut polémiquer à l'infini sur la notion d'engagement juridique, vu que cette notion n'existe en comptabilité que pour le hors bilan
Il n'y a pas à polémiquer sur un texte très précis. On peut certes critiquer son opportunité. Il faut alors militer pour obtenir la modification de texte. Il y a eu des dizaines d'occasions pour tenter d'obtenir sa modification. Personne n'a jamais présenté de proposition en ce sens.
Quant à "notion n'existe en comptabilité que pour le hors bilan " ? En comptabilité commerciale classique", c'est exact. Encore qu'il s'agit alors de l'engagement et pas de l'engagement juridique.
Mais l'article 14-3 proclame clairement que la comptabilité commerciale classique n'est pas prise en considération par le régime de la comptabilité des syndicats de copropriétaires.
Universimmo écrit : citation: Ce qui compte, c'est le fait générateur d'une charge : c'est la livraison d'un bien commandé ou la délivrance d'une prestation commandée. La facture est le support commode de la matérialisation de ce fait générateur, mais ce n'est qu'une commodité pratique
En comptabilité commerciale classique c'est vrai. En comptabilité des syndicats de copropriétaires la loi impose l'engagement juridique dès lors qu'il y a ordre de service auquel il faut assimiler les contrats en tenant lieu.
Il n'y a pas lieu de reprocher aux juristes de respecter la loi alors surtout qu'elle est claire et ne nécessite aucun effort d'interprétation après consultation des travaux parlementaires, trop souvent négligés par les commentateurs.
Quant à la mise en cause des parlementaires ? La lecture du rapport de la Commission des lois du Sénat à propos des articles 14-1, 14-2 et 14-3 montre bien au contraire un travail d'une qualité exceptionnelle de la part de M Jarlier.
A ce stade je maintiens que l'on peut reprocher à l'ARC d'avoir mentionné dans son ouvrage " la comptabilité pour tous " édition de 2005 " page 78 Naturellement le décret a totalement balayé cette notion d'engagement juridique pour lui substituer une notion simple d'engagement tout court " On peut au moins s'inquiéter de voir siéger dans une instance disciplinaire un membre qui se réjouit de voir un décret balayer une loi
Et je maintiens aussi que le décret comptable est partiellement illégal dans la mesure où il ne respecte pas fidèlement le principe directeur posé par l'article 14-3.
J'incite vivement les formateurs à réviser les indications qu'ils fournissent sur la notion d'engagement juridique. Ce qui ne leur interdit pas d'indiquer que la réglementation comptable spécifique demeure boiteuse et ne facilite pas le travail des syndics professionnels. Certains syndics copropriétaires ont bien fait de traiter les engagements juridiques importants dans un tableau séparé susceptible d'être joint à une annexe 1.
Sur le plan pratique, la loi ALUR avait pour but de mieux informer les acquéreurs dès le moment crucial du compromis. Il faudra prévoir la communication de documents comptables plus récents que ce que prévoit le texte. Par ailleurs l'engagement juridique de certaines opérations devra être signalé.
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JPM
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Posté - 22 oct. 2015 : 11:28:28
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A propos de : citation: Lorsqu'une charge est comptabilisée en fin d'année faute de facture, la contrepartie n'est pas une dette mais une "charge à payer", c'est à dire une dette non actée
Ce n'est pas une charge à payer c'est une charge à répartir.
Une charge à payer ne peut être qu'une dette.
Le rejet obstiné du texte clair de l'article 14-3 a eu pour principal inconvénient de ne pas inciter les prestataires de services comptables dédiés à étudier les modalités de traitement de l'engagement juridique. Quand on tire trop sur l'élastique, il devient méchant.
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Posté - 22 oct. 2015 : 11:30:01
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JPM, tout e que vous dites prouve s'il le fallait l'incompétence des députés, fussent-ils membres de la commission des lois, dans le domaine de la comptabilité. Les textes règlementaires (qui sont passés par le CNC) ont bien fait d'ignorer ces délires et de s'en tenir à la stricte orthodoxie comptable.
La preuve ? Qui est capable de proposer un schéma comptable pour la comptabilisation d'un ordre de service ? Sachant que ne peuvent en aucun cas être mouvementés :
- ni un compte de charge puisque le fait générateur d'une charge, c'est à dire la délivrance d'une prestation, 'est pas constitué,
- ni un compte de classe 4 au crédit puisqu'il n'y a pas de DETTE !
Si évidemment les mots ont un sens ! |
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JB22
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Posté - 22 oct. 2015 : 11:42:28
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" Qui est capable de proposer un schéma comptable pour la comptabilisation d'un ordre de service ? "
Dans mon message du 22 octobre j' ai fait une proposition d' écritures et montré leurs inutilités pratiques du le fait que l' on ne peut débiter un compte de charge avant le fait générateur de la dette, la facture, ce que confirme la "rédaction Universimmo".
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Posté - 22 oct. 2015 : 12:03:19
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citation: Initialement posté par JPMA propos de : citation: Lorsqu'une charge est comptabilisée en fin d'année faute de facture, la contrepartie n'est pas une dette mais une "charge à payer", c'est à dire une dette non actée Ce n'est pas une charge à payer c'est une charge à répartir.
Pouvez-vous donner la définition d'une charge à répartir ? C'est pour l'écriture de débit ? Ce qui était appelé charge à répartir (et qui n'est sauf erreur interdit dans les IFRS) était un compte de classe 4 à l'actif : ça jouait comme pour les immos, avec enregistrement de la charge sur plusieurs exercices. Mais ça concernait de toutes façons une vraie CHARGE, ce que la commande n'est pas !
Et la contrepartie ? Jusqu'à nouvel ordre tout compte de classe 4 au passif est une DETTE. Quel serait le n° de compte de la contrepartie qui ne serait pas une dette ?
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comptabilité d'engagement : théorie et pratique 
